Securepoint SecureScan

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Securescan beta Neu.png

Securepoint SecureScan

Der Securepoint SecureScan Dienst bietet die Möglichkeit, von überall Dokumente einzuscannen oder abzufotografieren und diese Dokumente zentral und gesichert online zu archivieren.

Dieser Scan bzw. dieses Foto wird per E-Mail an den Securepoint Cloud-Server gesendet.
Sofern der absendende E-Mail Client STARTTLS unterstützt, wird diese E-Mail Verschlüsselt übertragen.

Die Dokumente können dann über einen Web-Browser eingesehen und heruntergeladen werden.

Dokumente im PDF oder TIFF Format werden über einen OCR Dienst bearbeitet, wodurch dann auch eine Volltext Suche auf den Inhalt der Dokumente stattfinden kann.

Einrichten dieses Dienstes

Aktivierungs E-Mail

Damit dieser Dienst genutzt werden kann ist eine Anmeldung beim Securepoint Vertrieb notwendig. Dieser sendet dann eine E-Mail mit einem Link.





Passwort setzen

Wird dieser Link angeklickt oder in die Browser URL Zeile kopiert und ausgeführt, wird eine Webseite angezeigt, in der ein Passwort gesetzt und anschließend wiederholt werden muss.

Dieses Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen enthalten um der Komplexitätsanforderung gerecht zu werden.

Ist dieses Passwort gesetzt und mit einem Klick auf die Schaltfläche SScan PWsetB.png bestätigt, erscheint der Willkommensbildschirm des SecureScan Login Portals.



Willkommens Bildschirm

Unter „Aktive Produkte“ befindet sich der Bereich SecureScan.
In diesem wird unten die E-Mailadresse angezeigt, die verwendet wird um die Dokumente an den Cloud-Server zu senden. Diese kopieren sie mit einem Klick auf die Adresse in die Zwischenablage und fügen diese den E-Mailkontakten des E-Mail Client hinzu.


Weiterhin befindet sich in diesem Bereich das SecureScan Logo, welches angeklickt wird um zur SecureScan Dokumentenablage zu gelangen.



Dokument erfassen und versenden

Das von einem Scanner oder einer Kamera erfasste Dokument wird einfach mit einem E-Mail Client an die bei der Einrichtung angegebene E-Mailadresse versendet.
Bei Scannern mit einer Scan-to-E-Mail Funktion (PDF), wird diese E-Mailadresse in den Scanner eingetragen und dieser kann dann das Dokument an den SecureScan direkt versenden.

UMA20 AHB hinweispic.png

Hinweise zum erfassen und versenden!
Derzeit werden in der Dokumentenablage Dokumente im PDF und TIFF Format archiviert und über den OCR Dienst verarbeitet.
Andere Formate können derzeit nicht archiviert werden.

Dateianhänge dürfen pro E-Mail nicht größer als 30MB sein, da diese ansonsten nicht verarbeitet werden können.

Beim Versenden der Dokumente sollte darauf geachtet werden, eine gültige Absender Adresse zu benutzen. Nur so ist es dem Absender möglich eine Meldung über eine abgelehnte E-Mail zu erhalten.

Dokument exportieren

Die Dokumente können durch einen Klick auf Download exportiert werden. Ein Massenexport ist nicht möglich.

SecureScan Dokumentenablage

Login

Die Dokumentenverwaltung ist über einen Webbrowser über die folgende URL erreichbar:
https://portal.labor.securepoint.de/login

Der Login erfolgt über die Eingabe der E-Mailadresse und des Kennworts in die dafür vorgesehenen Eingabefelder und wird mit einem Klick auf die Schaltfläche SScan LoginB.png bestätigt.

UMA20 AHB hinweispic.png

Hinweis!
Bei der E-Mailadresse für den Login handelt es sich um Ihre Standard E-Mailadresse. Nicht um die E-Mailadresse an die die Scans versendet werden.



Dokumentenansicht

In der Dokumentenablage befinden sich alle Empfangenen Dokumente.

Mit einem Klick auf die Downloadschaltfläche UMA25 UI DownlB.png kann das Dokument auf den Rechner heruntergeladen werden.

Die Dokumente können nach Dokumentenname, Datum oder Größe aufsteigend oder absteigend Sortiert werden.

Zu jedem Dokument wird das Datum angegeben, wann dieses im Archiv gespeichert wurde.

Handelt es sich bei den PDF oder TIFF Dokumenten zum Beispiel um Rechnungen oder Angebote, werden in der Übersicht zu dem Dokument auch das Belegdatum, die Belegnummer und der Endbetrag angegeben.


Suche

Sind diese Dokumente über den OCR-Scanner bearbeitet worden, kann eine Volltextsuche auf die Inhalte erfolgen.

Dazu können zum einen ein oder mehrere Suchbegriffe in der Suchzeile eingegeben werden, es kann aber auch die Erweiterte Suche verwendet werden, welche sich unter dem Menüpunkt Werkzeuge befindet.


Weitere Informationen zur Suche befinden sich in den Abschnitten Erweiterte Suche und Such Syntax weiter unten.


Datum

Suche

Unter dem Menüpunkt Datum blendet sich eine Zeitleiste ein, in dem der Zeitraum definieren werden kann, in dem die gesuchten Inhalte liegen sollen.

Für die Zeiteinstellung werden einfach die Buttons an den Enden des Zeitstrahls auf den gewünschten Zeitraum verschoben. Sollte der dargestellte Zeitstrahl nicht den gewünschten Zeitraum darstellen, kann dieser mit einem oder mehreren Klicks auf die UMA25 UI +B.png oder UMA25 UI -B.png Schaltfläche verändert werden.

Suchverlauf

Suchverlauf

Unter dem Menüpunkt Suchverlauf werden die bisher verwendeten Suchanfragen während der aktuellen Sitzung aufgelistet. Dieser Punkt wird nur eingeblendet, wenn in dieser Sitzung schon eine Suche erfolgt ist.



Erweiterte Suche

Die Erweiterte Suche befindet sich unter dem Menüpunkt Werkzeuge.

Suchverlauf

In das Suchfeld wird ein Suchbegriff eingetragen, nachdem gesucht werden soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche UMA25 UI +B.png wird eine weitere Suchoption geöffnet.
Nun gibt es die Möglichkeit, weitere Suchbegriffe mit Verknüpfungen für die Suche auszuwählen (siehe Such Syntax).

Diese Suche wird mit einem Klick auf die Schaltfläche UMA25 UI SearchNowB.png gestartet.



Such Syntax

Die Suche kann mit dem richtigen Syntax aber noch sehr viel genauer ausgeführt werden.
Grundsätzlich gilt:

  • Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden (case-insensitive)
  • Bei Eingabe von mehreren Zeichenfolgen ohne eine entsprechende Verknüpfungsangabe ist der Standard eine ODER Verknüpfung.
  • Die Benutzung von Anführungszeichen " " sucht nach genau der angegebenen Zeichenfolge.

Verknüpfungen

In einer Suche können Verknüpfungen oder Ausschlusskriterien eingeben werden.
Beispiel:

anleitung securepoint NOT (anleitung für utm)

Folgende Schlüsselwörter stehen für Verknüpfungen zur Verfügung (Die Liste ist nach Priorität geordnet):

  1. + (Terminus muss enthalten sein)
  2. - (Terminus darf nicht enthalten sein)
  3. AND
  4. NOT
  5. OR (Standard wenn keine Verknüpfung angegeben ist)
  6. XOR


Bei komplizierten Suchen kann bzw. muss geklammert werden.
Da AND eine höhere Priorität als OR hat, würde der Ausdruck

anleitung handbuch AND securepoint

intern als:

anleitung OR (handbuch AND securepoint)

interpretiert.
Soll die Suche anders gestaltet sein, müssen klammern gesetzt werden:

(anleitung OR handbuch) AND securepoint

Beispiel:

benutzer handbuch +utm -uma 

benutzer ODER handbuch (wenn beides enthalten ist bekommt der Treffer eine höhere prozentzahl)
+utm muss enthalten sein, alles ohne utm taucht nicht auf
-uma alles was uma enthält wird nicht angezeigt