Die folgende Grafik und Tabelle soll ihnen einen Überblick geben, welche rechtlichen Grundlagen hinter der Entwicklung des UMA stehen. Einen Link zur vollständigen Dokumentation des BMWI finden sie am Ende dieser Seite.
Aufbewahrungspflichten
Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen
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Anwendungsgebiet |
Aufzubewahrende Dokumentarten oder -kategorien |
Rechtsgrundlage |
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Buchführung Je nach Dokumen- ten- und Datenart 6 oder 10 Jahre
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- elektronische Rechnungen - Handelsbücher - Handelsbriefe - Inventarverzeichnis - Eröffnungsbilanzen - Jahresabschluss - Lagebericht - Konzernabschluss - Konzernlagebericht - Arbeitsanweisungen - Organisationsunterlagen - Buchungsbelege |
§§ 238 ff. HGB, §§ 140 AO, § 14b UStG
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Personalsachen |
- Kündigung, Auflösungsvertrag - Befristungsvereinbarung - Arbeitszeitnachweise - Lohn- und Berechnungsnachweis - Beschäftigungsverzeichnis - ärztliche Bescheinigung, Verzeichnis der Jugendlichen - Integrationsverzeichnis - Beschäftigungsverzeichnis - IOS-, EN-ISO-Normen, ASTM- Methoden - Zulassungsschein, Prüfbefunde - Wahlakten - Befristungsvereinbarung |
§ 623 BGB § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG § 16 Abs. 2 ArbZG § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII § 22 Abs. 3 LadenSchlussG, §§ 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JarbSchG,
§ 80 SGB IX, § 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO, § 7 der 3. BImSchV, § 27 StrlSchVO, § 19 WO § 14 Abs. 4 TzBfG
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Medizinische Dokumentation Grundsätzlich 10 Jahre, bis zu 30 Jahre |
- Ärztliche Dokumentation: z.B. Arztbrief, Patientenkartei; Medikamentenverschreibungen - Aufzeichnungen über Röntgen- behandlung: z.B. Röntgenaufzeichnungen, Röntgenbilder |
Landesrechtliche Berufsordnungen für Ärzte, z.B. § 10 Abs. 3 BerufsO Ärzte Hessen § 28 Abs. 4 RöntgV
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Bankunterlagen |
- Vollständige Geschäftsdokumen- tation: vgl. HGB; z.B. Risikohandbücher - Identifizierungsunterlagen - Dokumente der Wertpapier- dienstleistung: z.B. Auftrag
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§ 25a Abs. 5 KWG
§ 9 GWG § 34 WpHG |
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Akten der Verwaltung Im Allgemeinen nicht über 30 Jahre (beachte aber eine ggf. spätere Archi- vierungspflicht)
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- Haushaltsplan - Haushaltsrechnung - Akten - Öffentlich- rechtliche Verträge - Öffentlich- rechtliche Verträge
- Unterlagen der öffentlich- rechtlichen Verwaltungstätigkeit |
§§ 33, 33a HgrG
§ 29 VwVfG § 57 VwVfG § 56 SGB X i.V.m. § 3a Abs. 2 VwVfG § 110a SGB IV |
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Gerichtsakten
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- vollständige Prozessakten - Schriftgut der Bundesgerichte und der Generalstaatsanwalt- schaft: z.B. Aktenregister, Namensver- zeichnis, Karteien (§ 1 Abs. 2 SchrAG)
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§ 298a ZPO SchriftgutaufbewahrungsG
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Quelle:
Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie
Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen.
http://www.securepoint.de/dokumente/BMWI_Leitfaden_zur_Aufbewahrung_elektronischer_und_elektronisch_signierter_Dokumente.pdf