Best Practice Guide UMA2.0

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Positionierung des UMA im internen Netzwerk

Für die Einbindung der UMA Appliance in das bestehende Netzwerk gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der Einsatz ist abhängig von der eingesetzten E-Mail Empfangs- und Versandtechnik.

UMA20 AHB pic4.png

Am häufigsten wird der sogenannte HUB-Modus verwendet, da hierfür die bestehende Netzwerkstruktur nicht verändert werden muss und dieser Modus als einziger in der Lage ist, auch E-Mails die andere Protokolle als POP3, IMAP oder SMTP nutzen (z.B. via Outlook über MAPI) zu archivieren.



Inbetriebnahme

Im Auslieferungszustand sind einige Einstellungen vorkonfiguriert. Dazu gehören z. B. die IP-Adresse und der Administrator Zugang.

Voreinstellungen:

IP-Adresse: 192.168.175.254
Subnetzmaske: 255.255.255.0
Benutzername: admin
Passwort: insecure

Verbinden sie das UMA mit einem Stromanschluss und lassen sie das Gerät hochfahren.


Anpassen der IP-Adresse

Um die Appliance in Ihrem bestehenden Netzwerk einzubinden, müssen Sie die IP-Adresse anpassen.
Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: die „direkte Verbindung“ und die „Netzwerkverbindung“ über das Web-Interface.

Für die direkte Verbindung schließen sie einen Monitor und eine Tastatur direkt an die Appliance an und konfigurieren diese, bevor sie in das bestehende Netzwerk eingebunden wird.

Die direkte Verbindung mit Tastatur und Monitor dient nur dazu, die IP-Adresse temporär anzupassen und für den Netzwerk Einsatz vorzubereiten, ohne die IP-Adresse des Arbeitsplatz PCs zu wechseln.

Melden Sie sich mit dem vorkonfigurierten Administrator Account an:
login: admin
password: insecure

Sie sind jetzt als Benutzer mit eingeschränkten Superuser Rechten am System angemeldet.

In diesem Beispiel benutzen wir das Subnetz 192.168.100.0/24. Sinnvoll wäre, das Subnetz zu wählen, in dem sich auch der E-Mail-Server befindet.
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Netzwerk-IP für das UMA nicht schon von einem anderem Gerät ihres Netzwerkes genutzt wird.

Ändern Sie die IP-Adresse der UMA Appliance nun mit folgendem Befehl:

ip addr replace 192.168.100.254/24 dev bridge0

Achten Sie darauf, dass die so durchgeführte IP-Adressänderung nur temporär ist und nach einem Neustart wieder auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt wird.
Zur permanenten Speicherung müssen Sie die IP-Adresse im Web-Interface ändern.

Anschließend verbinden Sie das UMA mit einem Netzwerk-Switch des Subnetzes.

Zugriff auf die Administrationsoberfläche

Die Konfiguration der UMA erfolgt über eine Weboberfläche, die mit einem Internetbrowser über eine Verschlüsselte Verbindung vorgenommen wird.

Nach dem Anschließen des UMA und der Anbindung an das Netzwerk über ein Patch-Kabel, öffnen Sie Ihren Internetbrowser (wir empfehlen Mozilla Firefox) und geben in das URL Eingabefeld die IP-Adresse inclusive Port des UMA ein:

https://192.168.100.254:11115

Da es sich um eine mit einem Zertifikat verschlüsselte Verbindung handelt, muss dieses mit „Ich kenne das Risiko“, „Ausnahmen hinzufügen" und „Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen“ bestätigt werden.

UMA-Administration-Center

Login

Als nächstes sehen Sie das Login Fenster des UMA-Administration-Center. Benutzername und Passwort des UMA im Auslieferzustand ist:

Benutzername: admin
Kennwort: insecure

Nach einem Klick auf den UMA20 AI LoginB.png Button befinden sie sich im Status Fenster.


Lizenz importieren

Lizenz importieren

Wechseln Sie in den Bereich Lizenz unter der Registerkarte Setup.

Klicken Sie auf UMA20 AI DAuswB.png und wählen Sie im Dateifenster die Lizenzdatei vom Dateisystem Ihres Rechners.

Klicken Sie dann im Webinterface auf den Button UMA20 AI RegB.png

Sollte Ihnen noch keine Lizenz-Datei vorliegen, erhalten sie diese im Securepoint Registrierungsportal unter my.securepoint.de

Storage initialisieren

Archiv Speicher initialisiert

Wechseln sie im Register „Setup“ auf „Archiv-Speicher“. Hier werden die Festplatten auf den weiteren Gebrauch vorbereitet.

Sollte eine Initialisierung des Archiv Storage noch nicht stattgefunden haben, klicken Sie auf UMA20 AI SInitialB.png und warten sie bis dieser Vorgang abgeschlossen ist.
Bei einer Appliance mit Software-RAID, wird das korrekte RAID-Level automatisch gewählt.

Bei vorhandenem Hardware RAID-Controller sind die Festplatten auf diesem schon konfiguriert und werden daher nur als eine Festplatte angezeigt.


IP-Adresse, Gateway, DNS und Domain anpassen

Netzwerk Einstellungen

Um die IP-Adressen anzupassen, wechseln sie unter „Setup“ in den Bereich „Netzwerk“.
Hier passen sie die IP-Adresse des UMA an ihr lokales Subnetz an und tragen die IP-Adresse der Firewall als Router IP-Adresse ein.

Im Anschluss wird das UMA neu gestartet und ist dann unter der neuen IP im Netz erreichbar.

Im Abschnitt „Lokale Einstellungen“ tragen sie den Hostnamen des UMA und die lokale Domain ein.

Sollte die Firewall in Ihrem Netzwerk auch als Nameserver dienen, tragen sie diese IP in das entsprechenden Feld im Bereich „Nameserver Einstellungen" ein. Ansonsten wählen sie die IP des DNS-Server ihres Netzwerkes.


Benutzer Konten

Als nächstes stellen sie ein, welche E-Mail-Benutzerkonten von dem UMA System verwaltet werden und von welcher Quelle die Konteninformationen bezogen werden.

Als Quellen stehen zur Verfügung:

  • Active Directory
  • andere LDAP Server
  • lokale Nutzer

ActiveDirectory Anbindung

Windows AD Anbindung

Wechseln sie unter „Setup" in den Bereich „Accounts" und wählen sie im Abschnitt „Benutzer Repository“ den Eintrag „Windows Active Directory“ aus.

Setzen sie im Abschnitt „Windows Domänenmitgliedschaft“ den Haken auf „Aktiviert" und tragen sie die lokale Windows Domäne, die Arbeitsgruppe, die Domänen-Server-IP ein. Geben Sie weiterhin den Namen des Administrator Kontos und das zugehörige Passwort an um die Appliance in die lokale Domäne einzubinden.
Nach dem Klick auf den Button UMA20 AI BeitrB.png zeigt ein grünes Symbol UMA20 AI ADSymb.png das erfolgreiche Anmelden des UMA an der Domäne.


Lokale Nutzer-Liste

Lokale Nutzer

Sollten sie keinen Authentifizierungs-Server betreiben, können sie auch lokal eine Benutzerliste hinterlegen.

Hierzu haben sie entweder die Möglichkeit diese über den Button UMA20 AI BenhinB.png einzeln anzulegen oder über den Button UMA20 AI CSVImpB.png eine Liste im CSV-Format zu importieren.


Der Inhalt der .csv Datei muss folgendes Format haben:

userid,password,firstname,lastname,email,optionalemail


CSV-Liste Importieren

Um diese zu Importieren klicken sie auf UMA20 AI DurchsB.png und, nachdem sie eine entsprechende Datei ausgewählt haben, den Button UMA20 AI ImportB.png



Lokale Nutzer angelegt

Anschließend werden die Nutzer im Abschnitt "Lokale Nutzer" angezeigt.




Globales Archivregelwerk

Globale Archivregel

Um sicher zu gehen dass alle E-Mails archiviert werden ist es sinnvoll eine globale Archivregel zu erstellen.

Wechseln sie dazu unter Administration in den Bereich Archiv-Regelwerk. Geben sie in das erste Feld den Regel-Namen ein, wählen sie „irgendeine Bedingung trifft zu“ und das Langzeitarchiv für 10 Jahre „LZA/10„.

Als nächstes bestimmen sie in der Regel, dass jede Quelladresse im E-Mail Header die ein @ beinhaltet Archiviert werden soll:

E-Mail-Header > from > beinhaltet > @

Einrichtung des Hub-Kontos

Einstellungen des UMA

E-Mail-Server Einstellungen

Unter „Setup“ im Bereich „E-Mail-Server“ aktivieren sie im Abschnitt „Remote E-Mailserver Einstellungen“ den Hub Mode und tragen die E-Mail Domäne ein.

Nach einem Klick auf „Konto Hinzufügen“ in dem Abschnitt „Remote E-Mail-Konten“ öffnet sich eine Maske in der nun Angaben zum Mailserver erfolgen müssen.
Zu den Angaben der Mail-Server, Login des HUB-Kontos sowie das zu verwendende Protokoll (Automatische Auswahl, POP oder IMAP) müssen auch die Haken bei der zuvor angelegten Domain gesetzt werden.
Mit dieser Einstellung wird festgelegt welche Mails aus dem Konto des E-Mailservers abgeholt werden sollen.

Weiterhin können sie festlegen, wie häufig der Abruf der Mails erfolgen soll und wie groß die E-Mail Maximal sein darf.

Nach dem Speichern der Einstellungen wird unter „Status“ der interne Mailserver angezeigt.






Anpassung des Exchange-Server für den HUB Modus des UMA

Für den HUB-Betrieb des UMA muss auf dem Exchange-Server ein dafür erforderliches HUB-Konto angelegt werden. Alle Mails die den Mailserver passieren, eingehende sowie ausgehende, sollen so in das HUB-Konto kopiert werden damit das UMA diese dann von dem Konto via IMAP abholen und archivieren kann.

Diese Konfigurationen werden direkt am Mailserver durchgeführt.

Dieser Abschnitt bietet nur einen kurzen Überblick. Für weitergehende Informationen lesen Sie die MS Exchange Dokumentation.
Die Bildschirmaufnahmen wurden in einem MS Small Business Server 2008 System angefertigt.


Authentifizierungsmethode des IMAP Servers einstellen
Authentifizierungsmethode ändern

Zur Anmeldung muss die „Nur-Text-Anmeldung“ ohne TLS Verbindung aktiviert werden. Standardmäßig ist die „Sichere Anmeldung“ eingestellt.

Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole.
Wählen Sie im Menüpunkt Serverkonfiguration den Eintrag Client Access.
Wählen Sie den Reiter POP3 und IMAP4.
Klicken Sie hier mit der rechten Maustaste auf IMAP4.
Wechseln Sie zur Registerkarte Authentifizierung und wählen Sie den obersten Eintrag aus. Nur-Text-Anmeldung (Standardauthentifizierung)




Starttyp des Dienst ändern
IMAP4 Dienst starten

Der Dienst muss zur Übernahme der Änderung der Authentifizierungsmethode neu gestartet werden. Außerdem soll der der Dienst automatisch gestartet werden.

Öffnen Sie den Server-Manager.
Wählen Sie den Menüpunkt Konfiguration und hier den Untereintrag Dienste.
Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Microsoft Exchange IMAP4. Öffnen Sie das Kontextmenü mit Klicken der rechten :Maustaste auf diesen Eintrag.
Klicken Sie auf den Eintrag Starten, um den Dienst zu Starten.


Starttyp auf "Automatisch" setzen
Aktivieren Sie nochmals das Kontextmenü des Eintrags Microsoft Exchange IMAP4.
Klicken Sie diesmal auf den Eintrag Eigenschaften.
Auf der Registerkarte Allgemein wählen sie im Dropdownmenü Starttyp den Eintrag Automatisch aus.
Klicken Sie auf OK.






Anlegen des Postfaches
Exchange Verwaltungskonsole

Als nächstes muss auf der Verwaltungskonsole des Exchange unter der Spalte „Aktion“ ein neues Postfach hinzugefügt werden.

Dazu öffnen Sie in der Administrationsoberfläche Ihres Server Systems die Exchange Verwaltungskonsole. Klicken Sie im rechten Fensterbereich Aktionen auf den Eintrag Neues Postfach




Postfach wählen

In dem folgenden Assistenten wählen sie als Postfachtyp „Benutzerpostfach“ und klicken auf Weiter.








Benutzer auswählen

Als Benutzertyp wählen sie "Neuer Benutzer" aus und klicken auf Weiter.








Benutzerinformationen

Nach Auswahl der Organisationseinheit für diesen Benutzer mit dem Button "Durchsuchen", werden die erforderlichen Werte „Nachname, Vorname, Name, Benutzeranmeldename sowie das Kennwort“ eingetragen.







Alias und Postfachspericherort

Wechseln sie zu dem Punkt Postfacheinstellungen, tragen sie noch einen Alias ein, wählen sie im Feld "Postfachdatenbank" den Speicherort des Postfachs und klicken sie auf Weiter.







Zusammenfassung der Eigenschaften

Der letzte Dialog fasst noch einmal die Eigenschaften des anzulegenden Postfaches zusammen.

Nach Überprüfung der Eigenschaften und der Bestätigung mit einem klick auf den Button „Neu“, ist das Anlegen des Postfaches abgeschlossen.







Hinzufügen einer neuen Journalregel
Hub-Transport Ansicht

Wieder auf der Exchange Verwaltungskonsole, muss nach dem Anlegen des Postfaches eine neue Journalregel erstellt werden.
Dazu wählen sie unter "Organisationskonfiguration" den Eintrag "Hub-Transport" und anschließen im Aktionsfenster auf der rechten Seite die Aktion "Neue Journalregel".





Regelname eintragen
Empfänger auswählen

Im Dialog „Neue Journalregel“ geben sie zuerst einen Regelnamen an, anschließend wählen sie im Feld „Journalberichte an E-Mail-Adresse senden“, den zuvor neu angelegte Benutzer aus.















Nachrichte wählen und Regel aktivieren

Unter „Bereich“ wird der Punkt „Global – alle Nachrichten“ ausgewählt und der Haken bei „Regel aktivieren“ gesetzt.








Journalregel erstellt

Im letzten Fenster werden noch einmal alle Einstellungen zusammengefasst.

Nach dem Kontrollieren und dem klick auf Fertigstellen ist das Hinzufügen der Journalregel abgeschlossen.



Diese Regel besagt, dass alle Nachrichten/Mails in das neu angelegte Postfach kopiert werden, wo sie nun von dem UMA via IMAP abgeholt werden können.

Abschließend kopieren sie alle bisher auf dem Mailserver gespeicherten Mails in das HUB-Konto, damit diese im Anschluss an die UMA-Anbindung von dem UMA abgeholt und archiviert werden können.


Einrichtung des Backup

Sie können das gesamte System entweder auf einem Netzwerkspeicher oder auf ein externes Speichermedium sichern.
Externe Speichermedien werden über einen USB Anschluss an die Appliance angeschlossen. Es werden externe Festplatten und Flash Speichermedien unterstützt.

Backup Device

Zunächst definieren sie im Abschnitt „Backup Devices“ das oder die Geräte auf denen die Backups gesichert werden sollen.

Tragen sie einen Namen für das Gerät ein und wählen sie den Typ Ihres Netzwerkspeichers aus. Zur Verfügung stehen:

- Windows-Share
- FTP
- SSH
- iSCSI
- USB

In Abhängigkeit des gewählten Typs ändern sich die Eingabefelder der Maske.

Windows Share
Windows7 Ordnerstruktur

Sehr häufig wird Windows Share verwendet. Achten Sie dabei darauf den korrekten Share Name einzutragen. Dieses soll die nebenstehende Abbildung verdeutlichen.




Backup Devices mit Windows Share

Sollten Sie keinen Ordner auf dem Laufwerk eingerichtet haben, tragen sie im Eingabefeld Ordner folgendes ein:
UMA20 AI WSBukO.png


Wichtig ist weiterhin die Eingabe des Benutzernamens und Passwort des Backup Server.



Nachdem alle benötigten Daten eingetragen sind klicken sie auf UMA20 AI SaveaB.png, und zum Testen der Speicherverbindung auf UMA20 AI DevtestB.png


Wenn alles funktioniert, legen mit UMA20 AI AddB.png einen weiteren Backup-Speicher an oder wechseln in den Abschnitt „Backup Jobs“.

iSCSI

Sehr interessant ist die Kombination von iSCSI mit dem Sicherungsformat Time Machine.

Bei Time Machine‘‘ handelt es sich um inkrementelle Backups, welche weniger Speicherplatz benötigen.

Wählen sie als Typ einfach „iSCSI“ aus, tragen sie die Server Adresse ein und klicken sie auf UMA20 AI iSCSIRegB.png

Nach erfolgreicher Registrierung wir ihnen die UUID des Laufwerkes und das aktuelle Speicher-Ziel angezeigt.

Um ein anderes Ziel auszuwählen, wählen sie aus der Drop Down Liste unter „iSCSI Ziel“ ein Ziel aus und klicken auf UMA20 AI iSCSIZielaendB.png

Abschließend klicken sie auf UMA20 AI SaveaB.png


Backup Job

Im Abschnitt „Backup Jobs“ werden regelmäßige Sicherungsläufe erstellt, die automatisch ausgeführt werden.

Backup Job mit Windows Share und tar
Backup Job mit Windows Share

Auch hier tragen Sie zuerst den Namen des Jobs ein und wählen dann eines der von Ihnen angelegten Speicher aus.
Anschließend definieren sie den Zeitplan dieses Jobs und die Anzahl der Backups.

Die Anzahl der Backups legt fest wie viele Backups vorgehalten werden.

Wenn Sie Null wählen, Anzahl der vorgehaltenen Backups unbegrenzt.

Als Sicherungsformat steht ihnen bei Windows Share nur „tar“ zur Verfügung.

Backup Job mit Time Machine
Backup Job mit Time Machine

Achten Sie darauf, dass das Sicherungsformat Time-Machine aufgrund der verwendeten Hardlinks nur in Verbindung mit iSCSI und USB einsetzbar ist.




Manuelles Backup erstellen

Neben den automatisierten Backups, gibt es natürlich auch die Möglichkeit ein Backup "per Knopfdruck" zu erstellen.
Dazu wechseln sie einfach in den entsprechenden Backup Job und klicken auf UMA20 AI ManBackupB.png


Verschlüsselungscodes

Verschlüsselungscode

Die Backups werden verschlüsselt gespeichert. Der Schlüssel wird vom System generiert und im Bereich Verschlüsselungscodes angezeigt.

Wenn Sie das System aus einem Backup wiederherstellen möchten, benötigen Sie den Verschlüsselungscode. Daher sollten Sie den Code separat sichern.


Backup wiederherstellen

Da die Backup Jobs verschiedene Formate und /oder verschiedene Speicherorte haben, ist die Wiederherstellungsfunktion bei den einzelnen Jobs eingefügt.

Zur Wiederherstellung der Daten aus einem Backup wählen Sie aus der Dropdownmenü ein Backup aus.
Die Bezeichnung der Backups setzt sich wie folgt zusammen:
uma-backup-JJJJ-MM-TTTSS-MM-ssZ+ZZV.tar.gz

JJJJ Jahr vierstellig
MM Monat zweistellig
TT Tag zweistellig
Das hierauf folgende T steht für Tag.
SS Stunde zweistellig
MM Minute zweistellig
ss Sekunden zweistellig
Das hierauf folgende Z steht für Zeit.
ZZV Zeitzonenverschiebung vierstellig
Das Vorzeichen (+/-) zeigt an, ob die angezeigten Stunden zur Koordinierten Weltzeit (UTC) addiert werden oder von dieser subtrahiert werden.

Die Schaltfläche UMA20 AI BuAktB.png aktualisiert die Auflistung der Backups und mit einem klick auf UMA20 AI WiederhstB.png wird die Wiederherstellung gestartet.


Konfiguration Exportieren

Konfiguration Exportieren

Wechseln sie unter Administration in den Bereich Wartung und klicken sie im Abschnitt "Konfiguration Import/Export" auf UMA20 AI ExportB.png.
Dieser wechselt daraufhin auf UMA20 AI DownlB.png und nach einem wiederholten klick auf diesen Button, öffnet sich das Browser Downloadfenster und sie können die Datei auf ihrem PC abspeichern.


Wartung

Automatisches Postfach Aufräumen

Autom. Postfach Aufräumen

Im Bereich Wartung finden sie ebenfalls die Möglichkeit einzustellen, wann die Mails aus den Inboxen der Benutzerkonten gelöscht werden sollen.

Alle bis dahin nicht in die Langzeitarchive kopierte E-Mails die sich auf dem UMA befinden, werden ebenfalls gelöscht.

Unter Status wird das Datum der Letzten und der Nächsten Ausführung angezeigt, sowie die Mailboxen die bereinigt wurden.


Langzeitarchiv und nicht Archivierte E-Mails

Langzeitarchiv und nicht Archivierte E-Mails

Im Abschnitt Langzeitarchiv der Wartung wir ein Status ausgegeben, dass demnächst eine Löschung von E-Mails aus den Langzeitarchiven bevor steht und wie viele E-Mails davon betroffen sind.
Es werden nur die E-Mails gelöscht, die eine gewisse Vorhaltezeit überschritten haben.

Ist die Langzeitarchivierung überschritten, werden die E-Mails noch vorgehalten, bevor sie endgültig gelöscht werden. Die Vorhaltezeit kann über einen dann eingeblendeten Schieberegler von 180 bis 365 Tagen gewählt werden.

Im Abschnitt "Aufgrund von Fehlern nicht archivierte E-Mails" können sie bei E-Mails die als fehlerhaft markiert sind, die Signaturen und Dateianhänge prüfen lassen und die Archivierung mit einem klick auf den Button UMA20 AI ArchfehlmailwiedB.png wiederholen.