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UMA Outlook-Plugin

Mit dem Outlook-Plugin greifen sie direkt aus Outlook auf Ihre E-Mails die in dem Unified Mail Archiv (UMA) archiviert sind zu, ohne sich zusätzlich über einen Browser auf dem UMA einloggen zu müssen.
Weiterhin können sie über das Plugin auch E-Mails aus dem Archiv wiederherstellen, falls sie doch mal versehentlich in Ihrem lokalem Ordner eine gelöscht haben.

Installation

Herunterladen des UMA Outlook-Plugin

UMA Downloads

Das Plugin erhalten Sie von dem UMA über das UMA-Administration-Center.
Hierzu rufen sie das Administrations-Interface des UMA über ihren Web-Browser mit https://<UMA-IP-Adresse>:11115 auf und loggen sich mit dem Namen des UMA Adminitrators und dem Passwort ein.


Wechseln sie zum Reiter Downloads und klicken sie auf den blauen Text Herunterladen des Outlook-Plugins.


Webseiten Zertifikat

Da wir selbst erstellte Zertifikate auf dem UMA benutzen, bestätigen sie bitte das Sicherheitszertifikat und setzen sie das Laden der Webseite fort damit der Download des Tool beginnen kann.





UMA Outlook-Plugin Download

Je nach Browser, speichern sie die Datei und führen die Exe-Datei aus dem Download-Ordner heraus aus oder der Web-Browser erlaubt das Ausführen direkt, dann wird die Installation des Plugin sofort gestartet.

Installation des UMA Outlook-Plugin

UMA Outlook-Plugin Sprache

Nachdem die EXE-Datei des Outlook-Plugin ausgeführt wurde, beginnt die Installation auf ihrem Rechner und sie werden zunächst nach der Sprache gefragt, mit der die Installation durchgeführt werden soll.






UMA Outlook-Plugin Willkommen

Es folgt der Willkommensbildschirm. Mit einem Klick auf den Button UMA23 PST WeiterB.png setzen sie die Installation fort.








UMA Outlook-Plugin Lizenzbedingungen

Lesen sie bitte die Lizenzbedingungen durch, stimmen sie diesen zu und klicken sie auf UMA23 PST WeiterB.png









Verbindung zum UMA

Geben sie die IP-Adresse oder den Hostnamen ein, unter der das UMA in ihrem Netzwerk erreichbar ist und klicken sie auf UMA23 PST WeiterB.png








UMA Outlook-Plugin Zielordner

Bestimmen sie den Ordner, in den das Outlook-Plugin installiert werden soll und klicken sie auf UMA23 PST WeiterB.png








UMA Outlook-Plugin Installation

Nachdem alle Daten gesammelt wurden, die für die Installation benötigt werden, beginnen sie die Installation mit einen Klick auf UMA23 PST InstB.png








UMA Outlook-Plugin Fertig stellen

Nachdem der Status Balken durchgelaufen ist, ist die Installation abgeschlossen und sie können die Installation mit dem Button UMA23 PST FertigB.png beenden.







Bedienung

Menüstruktur

UMA Outlook-Plugin Menü


Nach dem öffnen von Outlook sehen sie einen weiteren Menüpunkt mit der Bezeichnung UMA E-Mail-Archiv. Im folgenden werden die darunter erscheinenden Funktionen erklärt.


Einstellungen

UMA23 OP EinstB.png

Zunächst definieren sie, mit welchem Benutzer sie auf das UMA zugreifen möchten.

Plugin-Einstellungen


In dem Einstellfenster befindet sich schon die IP-Adresse oder der Hostname des UMA.

Nun geben sie den Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein und klicken auf UMA23 OP SpeicherB.png








Zertifikatsfehler

Wenn sie dieses das erste mal durchführen, erhalten einen Zertifikatsfehler von Outlook, da das auf der UMA genutzte Zertifikat nicht in den Systemeinstellungen von Outlook hinterlegt ist.


Akzeptieren sie das Zertifikat mit einen Klick auf UMA23 OP OKB.png



E-Mail

UMA23 OP MailB.png

In diesem Bereich sehen sie alle E-Mails die auf dem UMA für diesen Benutzer abgelegt wurden.

E-Mails


Wenn sie in den Bereich des kleinen Dreiecks unter dem E-Mail Button klicken, öffnet sich ein Menü, sodass sie auf Gesendete oder Empfangene Mails Filtern können.

UMA23 OP MailGE.png


Dokumente

UMA23 OP DokB.png

Dokumente

Unter diesem Punkt können sie sich alles Ausgeben lassen, was in dem UMA anhand der MIME-Typen in den E-Mails als Dokument eingestuft wird.


Unter jedem Dokument finden sie neben dem Dateinamen und der Größe der Datei noch zwei Button:

UMA23 OP DokDlB.png Ermöglicht das herunterladen des Dokumentes

UMA23 OP DokEmB.png Zeigt die dem Dokument zugeordnete E-Mail an


Bilder

UMA23 OP BildB.png

Dokumente

Unter diesem Punkt können sie sich alles Ausgeben lassen, was in dem UMA anhand der MIME-Typen in den E-Mails als Bild eingestuft wird.


Unter jedem Bild finden sie neben dem Dateinamen und der Größe der Datei noch zwei Button:

UMA23 OP DokDlB.png Ermöglicht das herunterladen des Bildes

UMA23 OP DokEmB.png Zeigt die dem Bild zugeordnete E-Mail an


Alles

UMA23 OP AllB.png

In dieser Ansicht werden die Mails nach allen MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) -Typen, die in den E-Mails enthalten sind, ausgegeben.

Sie werden feststellen, dass E-Mails mehrfach angezeigt werden. Die Mail ist aber nicht mehrfach erfasst. Die mehrfache Ausgabe hat mit der Filterung nach den MIME-Typen zu tun.

Moderne Mail-Clients wie Outlook versenden eine E-Mail mit mehreren unterschiedlichen MIME-Typen. Das sorgt zum einen dafür, das Mails nicht nur über einen E-Mail-Client betrachten werden können sondern auch über Browser oder andere Anwendungen. Zum anderen bietet es die Möglichkeit, den Inhalt und die Aufmachung einer E-Mail ansprechender zu gestalten.

Auf diese Weise wird eine E-Mail dann nicht nur mit den Informationen vom MIME-Typ text/plain versendet sondern auch mit den Informationen des Typ text/html. Somit haben wir schon mal zwei Einträge zu der selben E-Mail.

Weitere MIME-Typ Einträge entstehen durch Signaturen und Bilder in der E-Mail und Bilder und Dokumente unterschiedlicher Dateitypen im Anhang.

Weitere Informationen zu MIME erhalten unter http://de.wikipedia.org/wiki/Multipurpose_Internet_Mail_Extensions


Erweiterte Suche

UMA23 OP ErwSuB.png

Dokumente

Mit dieser Suchfunktion ist es möglich komplexe Suchmuster zu gestalten um gezielt die gewünschte E-Mail heraus zu suchen.


In das Suchfeld tragen sie nun einen Suchbegriff ein, nach dem sie suchen möchten. Mit einem klick auf den UMA23 OP PlusB.png Button öffnen sie weitere Suchfunktionen.
Nun haben sie die Möglichkeit Verknüpfungen (AND, OR, NOT) und Prefixe (z.B. VON, AN, Betreff) für ihre Suche auszuwählen.

Eine Hilfe finden Sie im Outlook-Plugin unter Erweiterte Suche oder im Link zum Such Syntax).

Dokumente