Administration-Center Webinterface UMA2.0

Zugriff auf die Administrationsoberfläche

Die Konfiguration der UMA erfolgt über eine Weboberfläche, die mit einem Internetbrowser über eine Verschlüsselte Verbindung vorgenommen wird.

Nach dem Anschließen des UMA und der Anbindung an das Netzwerk über ein Patch-Kabel, öffnen Sie Ihren Internetbrowser (wir empfehlen Mozilla Firefox) und geben in das URL Eingabefeld die IP-Adresse inclusive Port des UMA ein:

https://192.168.175.254:11115

Da es sich um eine mit einem Zertifikat verschlüsselte Verbindung handelt, muss dieses mit „Ich kenne das Risiko“, „Ausnahmen hinzufügen" und „Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen“ bestätigt werden.

UMA-Administration-Center

Login

Als nächstes sehen Sie das Login Fenster des UMA-Administration-Center. Benutzername und Passwort des UMA im Auslieferzustand ist:

Benutzername: admin
Kennwort: insecure

Nach einem Klick auf den Button befinden sie sich im Status Fenster.

Das Menü

Das Menü des UMA-Administration-Center ist in zwei Ebenen unterteilt.
In der Übergeordneten Ebene finden sie das Statusfenster und die beiden Register „Setup“ und „Administration“.

Status

Status

Unter Status werden Systeminformationen grafisch dargestellt.

Der Archivspeicher zeigt den verfügbaren Speicherplatz an und wie viel Speicherplatz von welchen Ordnern schon belegt ist. Außerdem wird angezeigt, wie viele E-Mails aktuell archiviert sind.

Hinweis: Kurz nach der Erstinbetriebnahme ist das Storage noch nicht initialisiert und es sind auch noch keine E-Mails archiviert, so dass hier noch keine Informationen angezeigt werden. Die Anzeige wird stündlich aktualisiert.

Der Zeitstatus zeigt die aktuelle Zeit und die Differenz der Systemzeit zu der abgerufenen Zeit des Zeitservers. Diese Informationen werden erst angezeigt, wenn der Zeitserver eingestellt und erreichbar ist.

Hinweis: Die Systemzeit nimmt keinen Einfluss auf den eigentlichen Beweiswert. Dieser wird durch die Einholung Qualifizierter Zeitstempel erhalten.

Die übrigen Graphen zeigen die Auslastung der Hardware an.

Setup

Im Register „Setup“ befinden sich alle Einstellungen die notwendig sind, um das UMA in das vorhandene Netzwerk einzubinden und E-Mails zu Empfangen und zu Archivieren.

Konkret handelt es sich um die folgenden Bereiche:

Lizenz

Lizenz importieren

Im Bereich „Lizenz“ importieren sie die Kundenlizenz, um die Appliance in vollem Umfang nutzen zu können. In der Lizenz ist die maximale Menge an zu archivierenden Postfächern festgelegt.

Zum Registrieren klicken Sie auf und wählen Sie im Dateifenster die Lizenzdatei vom Dateisystem Ihres Rechners.
Klicken Sie dann im Webinterface auf den Button

Sollte Ihnen noch keine Lizenz-Datei vorliegen, erhalten sie diese im Securepoint Registrierungsportal unter my.securepoint.de

Hinweis: Damit der Lizenzschlüssel zugestellt werden kann, muss das Dokument „Unterrichtung gemäß § 6 SigG mit § 6 SigVo betreffend Leistung von akkreditierten Zeitstempeldiensten“ durch den Inhaber des UMA unterschrieben bei der Securepoint GmbH vorliegen. Das Dokument finden Sie unter https://my.securepoint.de in Ihrem Resellerportal.

Haben sie die Lizenz importiert, finden sie hier weiterhin alle Lizenzdaten aufgelistet.

Netzwerk

Im Bereich „Netzwerk“ nehmen sie alle notwendigen Netzwerkeinstellungen vor.

Netzwerkeinstellungen

Netzwerkeinstellungen

Im Abschnitt Netzwerkeinstellungen stellen Sie die gewünschte IP-Adresse für die Appliance mit der passenden Netzmaske in Slash Notation ein.

Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf speichern

Stellen Sie als Router IP-Adresse die IP-Adresse Ihres Internetzugangsgerätes ein (z.B. Securepoint UTM).

Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf speichern

Nach dieser Änderung ist die Appliance nur noch unter der neuen Adresse erreichbar. Sie müssen sich erneut an der Appliance anmelden.

Geben Sie dazu die neue Adresse der Appliance in die Adresszeile Ihres Browsers ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und der Portangabe 11115.

https://neue_IP-Adresse:11115

Bestätigen Sie, dass Sie dem Zertifikatsherausgeber vertrauen und melden Sie sich mit dem Standard-Administrator Account an.

Lokale Einstellungen

Hostname und Domäne eintragen

Im Abschnitt Lokale Einstellungen tragen Sie einen Hostnamen für die Appliance und die Domäne Ihres Netzes ein.

Nameserver

Nameserver eintragen

Stellen Sie im Bereich Nameserver die IP-Adresse ihres Nameservers ein und klicken Sie auf hinzufügen

Wenn Sie mehrere Nameserver benutzen, wiederholen Sie diese Vorgehensweise bis Sie alle Nameserver erfasst haben. Es sind bis zu drei Einträge möglich.

Proxyeinstellungen

Proxydaten eintragen

Wenn Sie einen Proxy im Netzwerk benutzen, geben Sie im Abschnitt Proxyeinstellungen die Einstellungen an, die die Appliance benötigt, wenn sie eine Verbindung zum Internet aufbauen muss z. B. zur Abfrage eines externen E-Mail Providers.

Geben Sie im Feld Server den Hostnamen oder die IP-Adresse des Proxys ein.
Im Feld Port muss der Port eingetragen werden, den der Proxy benutzt.
Geben Sie Ihre Benutzerdaten in den Feldern Benutzername und Passwort ein.

Hinweis: Für die Authentisierung am Proxy unterstützt das UMA ausschließlich die „Basic Authentisierung“.

E-Mail-Server

E-Mail-Server für den Transparent und Forward Modus

Im Bereich „E-Mail-Server“ nehmen sie die Einstellungen für externe und interne E-Mail-Server vor.

Remote E-Mail-Server Einstellungen

Im Abschnitt „Remote E-Mail-Server Einstellungen“, definieren sie, ob sie das UMA im HUB Modus nutzen möchten und tragen die E-Mail Domänen ein.

Bereich / Feld	Beschreibung
Hub Mode	Aktiviert den Hub Modus. Auf dem E-Mailserver muss ein Hub Konto eingerichtet sein, in das alle E-Mails kopiert werden.
Hostname	Angabe des Hostnamen oder der IP-Adresse des E-Mailservers.
Ports	Angabe der Ports, über die der E-Mailserver per SMTP E-Mails versendet.
SSL Ports	Angabe der SSL gesicherten SMTP Ports für den E-Mail Versand.
E-Mail Domänen	Angabe der E-Mail Domänen, die der Server verwaltet.
Connect Timeout	Definiert die maximale Zeit für einen Verbindungsversuch.
Remote Timeout	Definiert die maximale Zeit für eine aktive Verbindung.

E-Mail-Server für den Hub Modus

Wenn Sie den Hub Modus benutzen, müssen Sie die E-Mail Domains angeben, von denen Sie die E-Mails abrufen möchten. Außerdem müssen Sie im Abschnitt Remote E-Mail-Konten die Verbindungsdaten zu dem Mailserver, auf dem das Hub Konto eingerichtet ist, konfigurieren.

Remote Smarthost Einstellungen

Einstellungen Smarthost

Benutzen Sie diese Einstellungen, wenn Sie ein E-Mail Relay (z. B. eines Providers) zum Versenden von E-Mails verwenden oder Ihre Firewall eine Authentifizierung für das SMTP Protokoll erwartet.

Bereich / Feld	Beschreibung
Smarthost aktivieren	Aktivieren der Smarthost Funktion
Smarthost	Hostname oder IP-Adresse des Smarthost
Port	SMTP Port des Smarthosts
Benutzer	Benutzername für den Hostaccount
Passwort	Passwort für den Hostaccount

Remote E-Mail-Konten

Mailkonten auf externen Servern

Im Abschnitt „Remote E-Mail-Konten“ setzen sie die Einstellungen zum Abholen von E-Mail Konten einex externen Providers.

Wenn Sie den Hub Modus verwenden, müssen Sie hier die Zugangsdaten zu dem Mailserver und dem Hub Konto hinterlegen.

Bereich / Feld	Beschreibung
Status	Hier werden Statusmeldungen für den letzten Abruf angezeigt.
Aktualisieren	Startet das sofortige Abrufen.
Name	Geben Sie den Namen des E-Mail Kontos an.
Servername	Geben Sie den Hostnamen oder die IP–Adresse des E-Mailservers an.
Protokoll	Wählen Sie das zu verwendende Protokoll (z.B. POP3, IMAP).
Benutzername	Geben Sie den Benutzername für das E-Mailkonto an.
Passwort	Geben Sie das Passwort für das E-Mailkonto an.
Domäne	Definieren Sie die Domäne, die vom externen Provider verwaltet wird.
Keep Mails	Entscheiden Sie, ob die E-Mails auf dem Server belassen werden sollen.
E-Mails überprüfen jede	Definieren Sie das Intervall für das automatisierte Abrufen des Kontos.
SSL Protokoll	Wählen Sie die SSL Verschlüsselungsmethode.
SSL	Aktiviert die SSL Verschlüsselung.
Konto Hinzufügen	Maske zur Eingabe externer Kontodaten aufrufen.
Entfernen	Externe Kontodaten löschen.
Speichern	Änderungen an Kontodaten speichern.
Zurücksetzen.	Änderungen an Kontodaten zurücknehmen.

Hinweis: In der Regel reicht es aus, die Protokollauswahl auf AUTO zu stellen.

Archiv-Speicher

Storage Initialisierung eines Software RAID

Im Bereich „Archiv-Speicher“ wird der Speicher für die E-Mail Archive initialisiert.

Die E-Mail Archive werden auf lokalen Festplatten der Appliance gespeichert.

Die Festplatten werden in einem RAID Verbund betrieben. Dies wird je nach Ausstattung der Appliance durch ein Software- oder Hardware RAID Controller realisiert.

Wenn das Software RAID aktiv ist, wird automatisch das korrekte RAID Level gewählt.

Bei vorhandenem Hardware RAID-Controller sind die Festplatten auf diesem schon konfiguriert und werden daher nur als eine Festplatte angezeigt.

Nach Inbetriebnahme der Appliance muss zuerst das Archiv Storage initialisiert werden. Dies wird durch den Button ausgelöst.

Konten

Im Bereich „Konten“ wird entschieden, welche E-Mail-Benutzerkonten von dem UMA System verwaltet werden und von welcher Quelle die Konteninformationen bezogen werden.

Benutzer Repository

Im Abschnitt „Benutzer Repository" stehen Ihnen drei Arten der Kontenverwaltung zur Verfügung.

• Sie können das UMA System in eine Windows Domäne einbinden und die E-Mailkonten aus dem Active Directory übernehmen lassen
• Sie übernehmen die Konten aus einem anderen LDAP-Server
• Sie können die zu verwaltenden Konten manuell eingeben oder eine kommatagetrennten Liste (CSV Datei) der E-Mailkonten importieren.

Wählen Sie im Bereich Benutzer Repository die gewünschte Quelle aus.
In Abhängigkeit des gewählten Verfahrens ändert sich die Registerkarte, damit die entsprechenden Parameter eingetragen werden können.

Windows Active Directory

Benutzerverwaltung mit Active Directory

Um das UMA am Active Directory oder der Windows Domäne anzumelden gehen sie folgendermaßen vor:

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiviert, um die Funktion freizuschalten.
Geben Sie an, ob Sie sich per Active Directory oder direkt an der Domäne anmelden möchten und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Tragen Sie die Domäne ein, an der Sie sich anmelden möchten.
Geben Sie die Arbeitsgruppe an.
Tragen Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Passwort Servers ein und klicken Sie auf hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Administrator Kontos und das zugehörige Passwort an.
Klicken Sie auf Beitreten.

Wenn die Anmeldung erfolgreich war, färbt sich das Symbol rechts neben den Schaltflächen grün.
Des Weiteren können Sie die Kommunikationssicherheit der LDAP Verbindung einstellen. Öffnen Sie diesen Bereich mit der Pfeilschaltfläche unterhalb der Schaltflächen Beitreten und Verlassen.

Wählen Sie mit den Schaltflächen hinter dem Eintrag LDAP Kommunikationssicherheit die Sicherheitseinstellung für die Verbindung.
Zum Hinterlegen eine Stammzertifikats (CA) klicken Sie auf die Schaltfläche Datei Auswählen und wählen die CA von Ihrem System.
Klicken Sie danach auf Importieren.

Anderer LDAP-Server

Benutzerverwaltung mit anderem LDAP Server

Für die Nutzung eines anderen LDAP-Server tragen sie folgendes in die Felder ein:

Fügen sie unter Passwort Server die IP-Adresse des LDAP-Server hinzu und anschließend folgende Einträge:
unter Base tragen sie die Domain in der Form dc=localdomain dc=local ein,
den Benutzernamen des LDAP-Server in der Form cn=admin,
das Passwort zu dem vorher angegebenen Benutzernamen,
die Organisationseinheit unter User Container in der Form ou=users,
den LDAP Userfilter in der Form (objectClass=inetOrgPerson)
und das/die Nutzer Attribut(e) z.B. uid .
Abschließend fügen sie noch die Mail Attribute hinzu und klicken auf den Button

Lokale Nutzer-Liste

Lokale Nutzer

Sollten sie keinen Authentifizierungs-Server betreiben, können sie auch lokal eine Benutzerliste hinterlegen.

Hierzu haben sie entweder die Möglichkeit diese über den Button einzeln anzulegen oder über den Button eine Liste im CSV-Format zu importieren.

Der Inhalt der .csv Datei muss folgendes Format haben:

userid,password,firstname,lastname,email,optionalemail

CSV-Liste Importieren

Um diese zu Importieren klicken sie auf und, nachdem sie eine entsprechende Datei ausgewählt haben, den Button

Lokale Nutzer angelegt

Anschließend werden die Nutzer im Abschnitt "Lokale Nutzer" angezeigt.

Auswahl einzelner Konten

Konten Auswahl

Möchten Sie nicht alle E-Mailkonten, die im AD oder LDAP verzeichnet sind, im UMA verwalten, können Sie auch einzelne E-Mailkonten auswählen und dadurch sehr viel "Lizenzschonender" arbeiten. Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie erfolgreich am AD angemeldet sein und die manuelle Auswahl aktiviert haben.

Aktivieren Sie im Bereich Auswahl einzelner Konten die Checkbox manuelle Auswahl aktivieren. Es erscheinen zwei Listen mit den verfügbaren E-Mailkonten, sowie zwei Suchfelder.

Die linke Liste beinhaltet die Benutzerspezifischen E-Mailkonten. Die rechte Liste zeigt Verteilerkonten an.

Sie können die gewünschten E-Mailkonten durch Aktivieren der vorangestellten Checkbox auswählen. Die Auswahl wird sofort übernommen.

Eine Eingabe in den Suchfeldern schränkt die Liste der angezeigten Konten ein. Dies geschieht schon bei der Eingabe eines einzigen Zeichens.

Index Datenbank neu erstellen

Index Datenbank neu erstellen

Wählen Sie hier Benutzerkonten deren E-Mail-Anhänge der archivierten E-Mails neu indexiert werden sollen. Die Indexierung dient der Beschleunigung der Suche.

Es werden alle verfügbaren Konten aufgelistet. Diese Liste ist alphabetisch geordnet.
Benutzen Sie zur Suche eines bestimmten Kontos das Suchfeld oder den Scrollbalken.
Wählen Sie die gewünschten Konten durch Klicken auf die Bezeichnung oder das vorangestellte Kästen aus und benutzen Sie die Schaltfläche Reindex Selected Accounts.

Hinweis: Durch die Indexierung wird der Zugriff auf den Inhalt der Anhänge beschleunigt. Dieses Vorgehen verbraucht aber zusätzlichen Festplattenspeicher. Die Größe des extra benötigten Speichers ist anhängig von der Größe, der Art und des Format des Anhangs.

LDAP Sucheinstellungen

LDAP Sucheinstellungen für AD

Die automatische Auswahl der E-Mailkonten aus dem Active Directory können auf Bereiche eingegrenzt werden. Benutzen Sie dazu die LDAP Sucheinstellungen.

Wenn bei der Suche Verweise im Verzeichnisbaum einbezogen werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld Referrals.

Mailbox Import

Entferntes Postfach

Im Bereich „Mailbox Import“ kann ein Postfach eines externen Providers angegeben werden. Die eingehenden E-Mails werden von dem angegeben Konto abgeholt.

Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Posteingangsserver des Providers im Feld Servername an. Geben Sie Ihren Anmeldenamen im Feld Benutzername ein. Tippen Sie Ihr Kennwort für die Anmeldung im Feld Passwort ein. Aktivieren Sie die Checkbox SSL, wenn der Provider eine SSL Verschlüsselung der Anmeldung unterstützt. Speichern Sie die Angaben, indem Sie die Schalfläche betätigen.

vordefinierte Suche

vordefinierte Suche

Im Bereich „vordefinierte Suche“ können sie Suchmuster definieren, die die Benutzer anschließend im Benutzer-Webinterface für ihre Suche benutzen können.

In nebenstehenden Beispiel wurde eine Suche angelegt die dann greift, wenn eine E-Mail die Zeichenfolge "wiki" enthält und (AND) die E-mail von "support@securepoint.de stammt oder (OR) die Zeichenfolge "wiki" mit der Header Zeichenfolge "Anleitung" zusammen in einer E-Mail auftaucht.

Weitere Filtereigenschaften fügen sie mit den Button hinzu.

Administration

Im Register „Administration“ finden sie alle Einstellungen die für die Benutzerverwaltung des UMA, das Benutzer Mail and Document Portal, Backup und Archivregeln benötigen. Weiterhin natürlich Werkzeuge zur Wartung des UMA und Überprüfung des Netzwerkes und der Festplatten.

Benutzer

Auf dieser Registerkarte werden die Systembenutzer angelegt. Diese Benutzer konfigurieren das System und können die Mailboxen verwalten.
„Normale“ Benutzer, die das Mail and Document Portal benutzen, müssen nicht angelegt werden, da diese über das Active Directory authentifiziert werden.

Hinweis: Die Anlage der einzelnen Postfächer erfolgt dynamisch: Sobald nach der Inbetriebnahme des UMA die erste E-Mail von einem internen Postfach versendet wird oder eine externe E-Mail auf ein internes Postfach gesendet wird, legt das UMA automatisch das entsprechende Archivpostfach auf dem UMA an.

Da die E-Mail Datenbank im Vier-Augen Modus abgespeichert ist, sind zur Einsicht der Nutzer E-Mailkonten durch Andere, zwei Personen nötig. Zum einen der External Auditor und zum anderen ein Privacy Officer (Datenschutzbeauftragter). Nachdem sich der External Auditor am Mail and Document Portal angemeldet hat, muss der Privacy Officer den Zugriff bestätigen.

Benutzer mit speziellen Rechten

Bereich / Feld		Beschreibung
System Administrator Datenschutzbeauftragter 1 Datenschutzbeauftragter 2 Externer Prüfer	Benutzername	Geben Sie den Login Name für das Webinterface an.
	Realer Name	Geben Sie den Vor- und Zuname des Benutzers an.
	Passwort	Geben Sie das Passwort für den Zugang an.
	Bestätigungspasswort	Bestätigen Sie das Passwort durch die wiederholte Eingabe.
	E-Mail	Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers an.
Systemstatus senden für Administrator und Datenschutzbeauftragte	täglich wöchentlich monatlich niemals	Berichte werden im gewählten Intervall an die eingetragene E-Mail-Adresse gesendet.

Zeit

Zeitzone und Zeitserver

Hier stellen Sie die Systemzeit der Appliance ein. Die Zeit bezieht die Appliance von einem Zeitserver aus dem Internet oder des internen Netzwerkes. Durch Angabe der Zeitzone wird die Zeit an die gewünschte Zeitzone angepasst.

Hinweis: Für die Qualifizierten Zeitstempel (QZS) hat diese Einstellung keine Bedeutung. Juristisch sind die QZS für den Beweiswert von Dokumenten relevant.

MDP / IMAP / SMTP

In diesem Bereich werden Sicherheitseinstellungen, wie Zertifikate und Verschlüsselung für die Server Dienste ausgewählt.

Weiterhin legt hier der Administrator global fest, ob die Benutzer des Mail and Document Portal z.B. Benutzerdefinierte Archiv-Regeln anlegen oder E-Mails von selbst festgelegten externen E-Mail-Servern importieren dürfen.

Archiv-Regelwerk

Hier können Filter eingerichtet werden, anhand derer E-Mails den Archiven 6 Jahre, 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig zugeordnet werden.

Backup

Sie können das gesamte System entweder auf einem Netzwerkspeicher oder auf ein externes Speichermedium sichern.

Es besteht die Möglichkeit mehrere Backup-Devices zu definieren die in unterschiedlichen Backup Jobs eingesetzt werden können.

Weiterhin können sie in diesem Bereich auch die Backups wieder in das UMA zurückspielen.

Wartung

In diesem Bereich können grundlegende Verwaltungsarbeiten erledigt werden z.B. Einstellungen zum automatisches aufräumen der Postfächer.

Ein wichtiger Punkt ist das exportieren und sichern der UMA Konfiguration.
Da die Festplatten verschlüsselt sind, kommen sie nur mit der Konfiguration, die den passenden Schlüssel enthält, an die Daten die auf der Festplatte abgelegt sind.

Weiterhin besteht hier die Möglichkeit das UMA neu zu starten oder auszuschalten.

Werkzeuge

Diese Registerkarte bietet Ihnen Funktionen an, die den E-Mail Versand, die Netzwerkerreichbarkeit und die Festplattenfunktionalität testen.

Logs

Syslog Protokolleinträge können auf der Appliance selbst oder auf einem Externen Syslog Server gespeichert werden .