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Die folgende Grafik und Tabelle soll ihnen darstellen, welche rechtlichen Grundlagen hinter der Entwicklung des UMA stehen.

Aufbewahrungspflichten

UMA20 R AufbewZt.png


Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen

Anwendungsgebiet

Aufzubewahrende Dokumentarten oder -kategorien

Rechtsgrundlage

Buchführung

Je nach Dokumen-

ten- und Datenart 6

oder 10 Jahre


- elektronische Rechnungen

- Handelsbücher

- Handelsbriefe

- Inventarverzeichnis

- Eröffnungsbilanzen

- Jahresabschluss

- Lagebericht

- Konzernabschluss

- Konzernlagebericht

- Arbeitsanweisungen

- Organisationsunterlagen

- Buchungsbelege

§§ 238 ff. HGB, §§ 140 AO,

§ 14b UStG


Personalsachen

- Kündigung, Auflösungsvertrag

- Befristungsvereinbarung

- Arbeitszeitnachweise

- Lohn- und Berechnungsnachweis

- Beschäftigungsverzeichnis

- ärztliche Bescheinigung,

Verzeichnis der Jugendlichen

- Integrationsverzeichnis

- Beschäftigungsverzeichnis

- IOS-, EN-ISO-Normen,

ASTM- Methoden

- Zulassungsschein, Prüfbefunde

- Wahlakten

- Befristungsvereinbarung

§ 623 BGB

§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG

§ 16 Abs. 2 ArbZG

§ 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII

§ 22 Abs. 3 LadenSchlussG,

§§ 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JarbSchG,


§ 80 SGB IX,

§ 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO,

§ 7 der 3. BImSchV,

§ 27 StrlSchVO,

§ 19 WO

§ 14 Abs. 4 TzBfG


Medizinische

Dokumentation

Grundsätzlich 10

Jahre, bis zu 30

Jahre

- Ärztliche Dokumentation:

z.B. Arztbrief, Patientenkartei;

Medikamentenverschreibungen

- Aufzeichnungen über Röntgen-

behandlung:

z.B. Röntgenaufzeichnungen,

Röntgenbilder

Landesrechtliche Berufsordnungen für

Ärzte, z.B. § 10 Abs. 3 BerufsO

Ärzte Hessen

§ 28 Abs. 4 RöntgV


Bankunterlagen

- Vollständige Geschäftsdokumen-

tation:

vgl. HGB; z.B. Risikohandbücher

- Identifizierungsunterlagen

- Dokumente der Wertpapier-

dienstleistung:

z.B. Auftrag


§ 25a Abs. 5 KWG



§ 9 GWG

§ 34 WpHG

Akten der

Verwaltung

Im Allgemeinen

nicht über 30 Jahre

(beachte aber eine

ggf. spätere Archi-

vierungspflicht)


- Haushaltsplan

- Haushaltsrechnung

- Akten

- Öffentlich- rechtliche Verträge

- Öffentlich- rechtliche Verträge


- Unterlagen der öffentlich-

rechtlichen Verwaltungstätigkeit

§§ 33, 33a HgrG


§ 29 VwVfG

§ 57 VwVfG

§ 56 SGB X i.V.m. § 3a Abs. 2 VwVfG

§ 110a SGB IV

Gerichtsakten


- vollständige Prozessakten

- Schriftgut der Bundesgerichte

und der Generalstaatsanwalt-

schaft:

z.B. Aktenregister, Namensver-

zeichnis, Karteien (§ 1 Abs. 2

SchrAG)


§ 298a ZPO

SchriftgutaufbewahrungsG



Quelle: Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie

Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen.
http://www.securepoint.de/dokumente_BMWI_Leitfaden_zur_Aufbewahrung_elektronischer_und_elektronisch_signierter_Dokumente.pdf