Archivierung vs Langzeitarchivierung UMA2.0

Elektronische Archivierung versus elektronische Langzeitspeicherung

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Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema fristgerechte Aufbewahrung und Vorhaltung auseinander zu setzen.

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Die dauerhafte und unveränderbare Aufbewahrung (Speicherung) von elektronischen Dokumenten und anderen Daten wird im informationstechnischen Sprachgebrauch allgemein als „elektronische Archivierung“ bezeichnet. Der mit dem Begriff „dauerhaft“ bezeichnete Zeithorizont ist dabei aus informationstechnischer Sicht die Umschreibung eines nicht näher fixierten Zeitraums, in dem wesentliche, im Allgemeinen aber kaum vorhersehbare technische oder technologische Veränderungen eintreten können, die u. U. dazu führen, dass die informationstechnischen Systeme, mit denen Dokumente ursprünglich erfasst, erstellt und gespeichert wurden, nicht mehr zur Verfügung stehen. Hierfür wird im deutschen Sprachgebrauch mitunter auch der Begriff der „elektronischen (digitalen) Langzeitspeicherung“ verwendet, um den Unterschied zur kurzzeitigen „lebenden Schriftgutablage“ bzw. zum Backup hervorzuheben.
Aus rechtlicher Sicht ist der Begriff der „Archivierung“ in Deutschland durch die Archivgesetze des Bundes und der Länder konkretisiert und belegt und daher von der zeitlich beschränkten Aufbewahrung zu unterscheiden. Archivierung im juristisch korrekten Sinne betrifft allein Unterlagen der öffentlichen Verwaltung und bezieht sich darauf, dass Unterlagen einer Behörde, sobald sie für die Zwecke der Behörde nicht mehr benötigt werden, ausgesondert und durch eine zuständige staatliche Einrichtung (Bundesarchiv) auf unbegrenzte Zeit verwahrt werden sollen (vgl. §§ 1 und 2 BArchG). Behördliche elektronische Unterlagen unterliegen damit den rechtlich geregelten Archivregelungen gemäß BArchG. Das heißt für Bundesbehörden, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen eine gesetzlich festgelegte Anbietungspflicht an das Bundesarchiv besteht. Die damit zusammenhängenden Fragestellungen und Anforderungen sind jedoch nicht Gegenstand der Technischen Richtlinie, deren Umsetzung Bestandteil der vorliegenden Standardsoftware Securepoint UMA ist.

Quelle:

(1) http://de.wikipedia.org/wiki/elektronische_Archivierung#Elektronische_Langzeitarchivierung
(2) Technische Richtlinie Nummer 03125, Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente (TR-eSOR), Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie