UMA/Administration-Center Webinterface UMA2.3

Zugriff auf die Administrationsoberfläche

Die Konfiguration der UMA erfolgt über eine Weboberfläche, die mit einem Internetbrowser über eine Verschlüsselte Verbindung vorgenommen wird.

Nach dem Anschließen des UMA und der Anbindung an das Netzwerk über ein Patch-Kabel, öffnen Sie Ihren Internetbrowser (wir empfehlen Mozilla Firefox) und geben in das URL Eingabefeld die IP-Adresse inclusive Port des UMA ein:

https://192.168.175.254:11115

Da es sich um eine mit einem Zertifikat verschlüsselte Verbindung handelt, muss dieses mit „Ich kenne das Risiko“, „Ausnahmen hinzufügen" und „Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen“ bestätigt werden.

UMA-Administration-Center

Login

Als nächstes sehen Sie das Login Fenster des UMA-Administration-Center. Benutzername und Passwort des UMA im Auslieferzustand ist:

Benutzername: admin
Kennwort: insecure

Nach einem Klick auf den Button befinden sie sich im Administrations-Interface.

Der Einrichtungs-Assistent

Wenn sie sich das erste mal auf dem UMA eingeloggt haben, startet ein Assistent zur Einrichtung des UMA. Dieser soll Ihnen bei der Einrichtung behilflich sein und dafür sorgen, dass sie keinen notwendigen Schritt in Ihrer Einrichtung übersehen.
Natürlich können sie diesen auch einfach schließen.

Einrichtungs-Assistent Start

Start: Importieren einer vorhandenen Konfiguration

Sollten sie schon eine Konfiguration haben und diese nutzen wollen, haben sie die Möglichkeit diese über einfach auszuwählen und anschließend mit einem klick auf zu Importieren.
Das UMA wird nun konfiguriert und neu gestartet.

Anschließend rufen sie das Admin-Interface über den Browser mit der IP-Adresse Ihrer Konfiguration neu auf.

Wenn sie noch keine Konfiguration haben oder das UMA neu einrichten möchten, klicken sie auf

Schritt 1: Administrator Benutzer & Lizenzierung

Einrichtungs-Assistent Schritt 1

Als erstes vergeben sie auf der linken Seite des Fensters an den Benutzer admin ein neues Passwort, das sie in der darunterliegenden Zeile noch einmal eingeben um Tippfehler zu vermeiden.
Weiterhin tragen sie eine E-Mail Adresse ein, an die Status oder Fehlermeldungen des UMA versendet werden können.

Auf der rechten Seite können sie die aus dem Resellerportal heruntergeladene Lizenzdatei über den Button auf das UMA laden und diese über den entsprechenden Button .

Die Lizensierung können sie auch später durchführen, achten sie aber darauf, dass nach 7 Tagen ohne Lizenz die Archivierung des UMA deaktiviert wird.

Mit einen klick auf kommen sie zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Netzwerk & Zeit Einstellungen

Einrichtungs-Assistent Schritt 2

Geben sie auf der linken Seite die IP-Adresse mit der Subnetzmaske, über die das UMA erreichbar sein soll, und die IP ihres Standardgateway an.
Unter Hostname tragen sie den Namen des UMA und unter Domäne die Lokale Domäne ein, in der sich das UMA befinden soll.
Wenn sie einen Active Directory Server im Netzwerk nutzen, tragen sie dessen IP-Adresse in der Zeile Domain Name Server ein.

Auf der rechten Seite finden sie die Einstellungen für den Zeit-Server. Achten sie darauf, dass Region und Zone korrekt ausgewählt wurden.
Der Securepoint NTP-Server ist standardmäßig eingetragen. Diesen Eintrag können sie natürlich ändern.

Mit einem Klick auf wird die Netzwerkkonfiguration neu geschrieben und sie werden auf die neue IP Adresse umgeleitet. Anschließend können sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.

Schritt 3: Festplatten-Initalisierung

Einrichtungs-Assistent Schritt 3

Die Festplatten für das Archiv müssen Initialisiert werden. Dieses geschieht Automatisch mit den von dem UMA erkannten Archiv-Festplatten.
Wenn in ihrem UMA ein Hardware-RAID Controller installiert wurde, wird Ihnen in dieser Ansicht nur eine Festplatte angezeigt.

Mit einen Klick auf wird die Initialisierung gestartet an deren Ende der Neustart des UMA steht.

Beachten sie bitte, dass bei diesem Vorgang alle Daten auf den angegebenen Festplatten unwiederbringlich gelöscht werden.

Nachdem das UMA neu gestartet ist, loggen sie sich wieder ein und machen mit dem nächsten Schritt

Schritt 4: Remote Mailserver Einstellungen & Remote E-Mail Konten

Einrichtungs-Assistent Schritt 4

Entscheiden sie, ob sie den Hub-Mode oder den transparenten Modus des UMA nutzen möchten.
Am häufigsten wird der sogenannte Hub-Mode verwendet, da sie hier ihre Netzwerkstruktur zum Mailserver nicht ändern müssen und auch E-Mails erfasst werden, die nicht das Protokoll POP3, IMAP oder SMTP (z.B. Outlook per MAPI Protokoll) nutzen.

Hub-Mode

Für den Hub-Mode markieren sie das entsprechende Feld und tragen die verwendeten E-Mail Domänen ein. Mit einem Klick auf hinzufügen übernehmen sie den Eintrag aus dem Eingabefeld. Anschließend ist das Eingabefeld wieder frei und sie können die nächste Domäne eintragen und hinzufügen.

Unter Remote Mail Account geben sie diesem Zugriff auf ihren Mail-Server einen Namen und tragen die IP-Adresse oder den Hostname des Mailserver unter Servername ein.
Unter Benutzername und Passwort tragen sie die Zugangsdaten ein, die sie auf ihrem Mailserver für das Hub-Konto eingerichtet haben oder noch einrichten werden.
Entsprechende Beispiele finden sie unter Anpassung des Exchange Server SBS 2008 oder Anpassung des Exchange Server 2013.

Unter Protokoll wählen sie aus, ob die Nachrichten per IMAP oder POP3 vom Mailserver abgeholt werden sollen. Lassen sie diese Einstellung auf Auto stehen, nimmt das UMA das Protokoll, welches sie auf dem Mailserver eingerichtet haben.

Im Auslieferzustand fragt das UMA jede Minute den Mailserver ob neue E-Mails im Hub-Postfach liegen und belässt diese nach dem abholen auf dem Mailserver.

Wenn sie eine verschlüsselte Verbindung zu ihrem Mailserver herstellen wollen, müssen sie noch das verwendete SSL-Protokoll wählen.

Schließlich wählen sie noch die E-Mail Domänen, die von diesem Mailserver abgeholt werden und klicken auf für den nächsten Schritt.

Transparenter Modus

Einrichtungs-Assistent Schritt 4

Der Transparente Modus erfordert, dass sie das UMA zwischen den Mailserver und dem restlichem Netzwerk anschließen. Bitte beachten sie, das in diesem Modus nur E-Mails mit den Protokollen POP3, IMAP und SMTP auf dem UMA Archiviert werden.

Tragen sie die verwendeten E-Mail Domänen ein. Mit einem Klick auf hinzufügen übernehmen sie den Eintrag aus dem Eingabefeld. Anschließend ist das Eingabefeld wieder frei und sie können die nächste Domäne eintragen und hinzufügen.

Klicken sie auf für den nächsten Schritt.

Schritt 5: Konten

Definieren sie in diesem Schritt, welches System die Benutzerverwaltung übernehmen soll.
Zur Auswahl stehen Windows Active Directory, Anderer LDAP-Server oder lokale Benutzer.

Einrichtungs-Assistent Schritt 5

Active Directory

In den meisten fällen findet die Konten-Verwaltung über den Active Directory Service statt, sodass sie das UMA in die Domäne bringen und dieser die entsprechende Rechte für Zugriff auf die Konten erteilen müssen.

Tragen sie unter Windows Domäne die entsprechende Domäne ein, in der sich der AD befindet.
Unter Arbeitsgruppe tragen sie den NetBIOS Namen der Domäne und unter Passwort Server die IP-Adresse oder den Hostnamen des AD-Server ein.
Als Admin Konto wählen sie einen Benutzer mit den entsprechenden Rechten (im Zweifelsfall Domänen-Administrator Rechte) und fügen das Passwort dieses Benutzers unter Admin Passwort" hinzu.

Mit einem Klick auf gelangen sie dann zum letzten Schritt.

Einrichtungs-Assistent Schritt 5

Anderer LDAP-Server

Für die Nutzung eines anderen LDAP-Server tragen sie folgendes in die Felder ein:

Fügen sie unter Passwort Server die IP-Adresse des LDAP-Server hinzu und anschließend folgende Einträge:
unter Base tragen sie die Domain in der Form dc=localdomain dc=local ein,
den Benutzernamen des LDAP-Server in der Form cn=admin,
das Passwort zu dem vorher angegebenen Benutzernamen,
die Organisationseinheit unter User Container in der Form ou=users,
den LDAP Userfilter in der Form (objectClass=inetOrgPerson)
und das/die Nutzer Attribut(e) z.B. uid .

Abschließend fügen sie noch die Mail Attribute hinzu und klicken auf den Button

Einrichtungs-Assistent Schritt 5

lokale Benutzer

Sollten sie keinen Authentifizierungs-Server betreiben, können sie auch lokal eine Benutzerliste hinterlegen.

Hierzu haben sie die Möglichkeit über den Button eine Liste im CSV-Format zu importieren.

Der Inhalt der .csv Datei muss folgendes Format haben:

userid,password,firstname,lastname,email,optionalemail

Nachdem sie eine entsprechende Datei ausgewählt haben, klicken sie auf

Um diesen Schritt abzuschließen klicken sie auf

Schritt 6: Globale Archiv-Regeln

Einrichtungs-Assistent Schritt 6

Über globale Archiv-Regeln wir gewährleistet, dass alle Mails die vom Mailserver abgeholt werden in ein Langzeitarchiv kopiert werden.

In diesem Schritt können sie auswählen, für welche E-Mail Domänen globale Archiv-Regeln automatisch angelegt und in welches Langzeitarchiv diese erst einmal kopiert werden. Dabei bietet sich das Archiv für 10 Jahre LTA/10 an, da die meisten Dokumente im Geschäftsverkehr diesem gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum unterliegen.

Im Benutzerinterface kann dann der Benutzer für jedes Dokument einzeln entscheiden, wie lange dieses zu Archivieren ist.

Den Assistenten schließen Sie dann über den Button ab.

Das Menü

Das Menü des UMA-Administration-Center ist in zwei Ebenen unterteilt.
In der Übergeordneten Ebene finden sie das Statusfenster und die Register Setup, Administration, Downloads und DMS-Einstellungen.
Unter Setup, Administration und DMS-Einstellungen finden sie zusätzlich jeweils ein Untermenü für die Einstellungen.

Status

Status

Unter Status werden Systeminformationen grafisch dargestellt.

Der Archivspeicher zeigt den verfügbaren Speicherplatz an und wie viel Speicherplatz von welchen Ordnern schon belegt ist. Außerdem wird angezeigt, wie viele Postfächer angelegt und wieviele Lizensiert sind und die Anzahl der aktuell archivierten E-Mails.

Im Fenster Prozess und Zeit Status zeigt zum einen die aktuelle Zeit und die Differenz der Systemzeit zu der abgerufenen Zeit des Zeitservers. Diese Informationen werden erst angezeigt, wenn der Zeitserver eingestellt und erreichbar ist.

Hinweis! Die Systemzeit nimmt keinen Einfluss auf den eigentlichen Beweiswert. Dieser wird durch die Einholung Qualifizierter Zeitstempel erhalten.

Zum anderen werden ihnen hier laufende Backup, Import oder Indexer Prozesse angezeigt.

Die übrigen Graphen zeigen die Auslastung der Hardware an. In diese Fenster können sie entweder mit den Lupen-Buttons schrittweise eine andere Zeitscala wählen oder über die Maus einen Bereich auswählen, der ihnen dann vergrößert angezeigt wird.

Setup

Im Register „Setup“ befinden sich alle Einstellungen die notwendig sind, um das UMA in das vorhandene Netzwerk einzubinden und E-Mails zu Empfangen und zu Archivieren.

Konkret handelt es sich um die folgenden Bereiche:

Lizenz

Lizenz importieren

Im Bereich „Lizenz“ importieren sie die Kundenlizenz, um die Appliance in vollem Umfang nutzen zu können. In der Lizenz ist die maximale Menge an zu archivierenden Postfächern festgelegt.

Zum Registrieren klicken Sie auf und wählen Sie im Dateifenster die Lizenzdatei vom Dateisystem Ihres Rechners.
Klicken Sie dann im Webinterface auf den Button

Sollte Ihnen noch keine Lizenz-Datei vorliegen, erhalten sie diese im Securepoint Registrierungsportal unter my.securepoint.de

Hinweis! Damit der Lizenzschlüssel zugestellt werden kann, muss das Dokument „Unterrichtung gemäß § 6 SigG mit § 6 SigVo betreffend Leistung von akkreditierten Zeitstempeldiensten“ durch den Inhaber des UMA unterschrieben bei der Securepoint GmbH vorliegen. Dieses Dokument fordern sie bitte beim Securepoint-Vertrieb an.

Haben sie die Lizenz importiert, finden sie hier weiterhin alle Lizenzdaten aufgelistet.

Netzwerk

Im Bereich „Netzwerk“ nehmen sie alle notwendigen Netzwerkeinstellungen vor.

Netzwerkeinstellungen

Netzwerkeinstellungen

Im Abschnitt Netzwerkeinstellungen stellen Sie die gewünschte IP-Adresse für die Appliance mit der passenden Netzmaske in Slash Notation ein.

Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf speichern

Stellen Sie als Router IP-Adresse die IP-Adresse Ihres Internetzugangsgerätes ein (z.B. Securepoint UTM).

Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf speichern

Nach dieser Änderung ist die Appliance nur noch unter der neuen Adresse erreichbar. Sie müssen sich erneut an der Appliance anmelden.

Geben Sie dazu die neue Adresse der Appliance in die Adresszeile Ihres Browsers ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und der Portangabe 11115.

https://neue_IP-Adresse:11115

Bestätigen Sie, dass Sie dem Zertifikatsherausgeber vertrauen und melden Sie sich mit dem Standard-Administrator Account an.

Lokale Einstellungen

Hostname und Domäne eintragen

Im Abschnitt Lokale Einstellungen tragen Sie einen Hostnamen für die Appliance und die Domäne Ihres Netzes ein.

Nameserver

Nameserver eintragen

Stellen Sie im Bereich Nameserver die IP-Adresse ihres Nameservers ein und klicken Sie auf hinzufügen

Wenn Sie mehrere Nameserver benutzen, wiederholen Sie diese Vorgehensweise bis Sie alle Nameserver erfasst haben. Es sind bis zu drei Einträge möglich.

Proxyeinstellungen

Proxydaten eintragen

Wenn Sie einen Proxy im Netzwerk benutzen, geben Sie im Abschnitt Proxyeinstellungen die Einstellungen an, die die Appliance benötigt, wenn sie eine Verbindung zum Internet aufbauen muss z. B. zur Abfrage eines externen E-Mail Providers.

Geben Sie im Feld Server den Hostnamen oder die IP-Adresse des Proxys ein.
Im Feld Port muss der Port eingetragen werden, den der Proxy benutzt.
Geben Sie Ihre Benutzerdaten in den Feldern Benutzername und Passwort ein.

Hinweis! Für die Authentisierung am Proxy unterstützt das UMA ausschließlich die „Basic Authentisierung“.

SNMP Einstellungen

SNMP Einstellungen

Sie haben die Möglichkeit das UMA auch an ein Monitoring System, wie zum Beispiel Nagios, anzubinden.
Dazu aktivieren sie den SNMP Dienst auf dem UMA und wählen die Protokollversion aus die sie nutzen möchten.

Tragen sie den UMA-Systemnamen, den Standort des UMA-Systems, Benutzername und Passwort des Monitoring Systems ein.

Weiterhin können sie das Authentifizierungsprotokoll und das Datenschutz Protokoll auswählen.

Um die Einstellungen zu sichern klicken sie auf

E-Mail-Server

Im Bereich „E-Mail-Server“ nehmen sie die Einstellungen für externe und interne E-Mail-Server vor.

Remote E-Mail-Server Einstellungen

Im Abschnitt „Remote E-Mail-Server Einstellungen“, definieren sie, ob sie das UMA im HUB Modus nutzen möchten und tragen die E-Mail Domänen ein.

E-Mail-Server für den Transparent und Forward Modus

Bereich / Feld	Beschreibung
Hub Mode	Aktiviert den Hub Modus. Auf dem E-Mailserver muss ein Hub Konto eingerichtet sein, in das alle E-Mails kopiert werden.
Hostname	Angabe des Hostnamen oder der IP-Adresse des E-Mailservers.
Ports	Angabe der Ports, über die der E-Mailserver per SMTP E-Mails versendet.
SSL Ports	Angabe der SSL gesicherten SMTP Ports für den E-Mail Versand.
SMTP Authentisierung erforderlich	Aktiviert die SMTP Authentisierung
Relay Clients	Clients bzw. Netzwerken denen es erlaubt ist auch ohne Authentisierung die UMA als Relay zu benutzen.
E-Mail Domänen	Angabe der E-Mail Domänen, die der Server verwaltet.
Connect Timeout	Definiert die maximale Zeit für einen Verbindungsversuch.
Remote Timeout	Definiert die maximale Zeit für eine aktive Verbindung.

E-Mail-Server für den Hub Modus

Wenn Sie den Hub Modus benutzen, müssen Sie die E-Mail Domains angeben, von denen Sie die E-Mails abrufen möchten. Außerdem müssen Sie im Abschnitt Remote E-Mail-Konten die Verbindungsdaten zu dem Mailserver, auf dem das Hub Konto eingerichtet ist, konfigurieren.

Remote Smarthost Einstellungen

Benutzen Sie diese Einstellungen, wenn Sie ein E-Mail Relay (z. B. eines Providers) zum Versenden von E-Mails verwenden oder Ihre Firewall eine Authentifizierung für das SMTP Protokoll erwartet.

Einstellungen Smarthost

Bereich / Feld	Beschreibung
Smarthost aktivieren	Aktivieren der Smarthost Funktion
Smarthost	Hostname oder IP-Adresse des Smarthost
Port	SMTP Port des Smarthosts
Benutzer	Benutzername für den Hostaccount
Passwort	Passwort für den Hostaccount

Remote E-Mail-Konten

Wenn Sie den HUB Modus verwenden, tragen sie hier die Zugangsdaten zu dem Mailserver und dem darauf angelegtem HUB Konto ein.

HUB-Mailkonto auf Mails-Server

Bereich / Feld	Beschreibung
Status	Hier werden Statusmeldungen für den letzten Abruf angezeigt.
Aktualisieren	Startet das sofortige Abrufen.
Name	Geben Sie der Verbindung zum E-Mailserver einen Namen.
Servername	Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des E-Mailservers an.
Protokoll	Wählen Sie das zu verwendende Protokoll (POP3 oder IMAP) mit dem das UMA die Mails vom Mailserver abholt. Bei der Option AUTO sucht sich das UMA automatisch das auf dem Mailserver verwendete Protokoll.
Benutzername	Geben Sie den Benutzernamen für das HUB E-Mailkonto an.
Passwort	Geben Sie das Passwort für das HUB E-Mailkonto an.
Domains	Wählen sie die E-Mail Domänen die das UMA Archivieren soll.
E-Mails abholen	Definieren Sie den Intervall für das automatisierte Abrufen der Mails aus dem HUB-Konto auf dem Mailserver.
E-Mails auf dem Server belassen	Entscheiden sie, ob die E-Mails im HUB Konto auf dem Server belassen oder nach dem Abholen aus dem HUB Konto gelöscht werden sollen.
SSL Protokoll	Wählen Sie die SSL Verschlüsselungsmethode bei einer verschlüsselten Verbindung.
SSL	Aktiviert die SSL Verschlüsselung.
Konto Hinzufügen	Hinzufügen einer neuen Verbindung mit einem HUB-Konto auf einem Mailserver.
Entfernen	Verbindung zum HUB-Konto Löschen.
Speichern	Änderungen an Kontodaten speichern.
Zurücksetzen.	Änderungen an Kontodaten zurücknehmen.

Hinweis! In der Regel reicht es aus, die Protokollauswahl auf AUTO zu stellen.

Archiv-Speicher

Storage Initialisierung eines Software RAID

Im Bereich „Archiv-Speicher“ wird der Speicher für die E-Mail Archive initialisiert.

Die E-Mail Archive werden auf lokalen Festplatten der Appliance gespeichert.

Die Festplatten werden in einem RAID Verbund betrieben. Dies wird je nach Ausstattung der Appliance durch ein Software- oder Hardware RAID Controller realisiert.

Wenn das Software RAID aktiv ist, wird automatisch das korrekte RAID Level gewählt.

Bei vorhandenem Hardware RAID-Controller sind die Festplatten auf diesem schon konfiguriert und werden daher nur als eine Festplatte angezeigt.

Nach Inbetriebnahme der Appliance muss zuerst das Archiv Storage initialisiert werden. Dies wird durch den Button ausgelöst.

Wenn sie feststellen, dass eine Platte defekt ist, klicken sie auf , und ersetzen sie die defekte Platte.

Konten

Im Bereich „Konten“ wird entschieden, welche E-Mail-Benutzerkonten von dem UMA System verwaltet und von welcher Quelle die Konteninformationen bezogen werden.

Benutzer Repository

Im Abschnitt „Benutzer Repository" stehen Ihnen drei Arten der Kontenverwaltung zur Verfügung.

• Sie können das UMA System in eine Windows Domäne einbinden und die E-Mailkonten aus dem Active Directory übernehmen lassen
• Sie übernehmen die Konten aus einem anderen LDAP-Server
• Sie können die zu verwaltenden Konten manuell eingeben oder eine kommatagetrennten Liste (CSV Datei) der E-Mailkonten importieren.

Wählen Sie im Bereich Benutzer Repository die gewünschte Quelle aus.
In Abhängigkeit des gewählten Verfahrens ändert sich die Registerkarte, damit die entsprechenden Parameter eingetragen werden können.

Windows Active Directory

Benutzerverwaltung mit Active Directory

Um das UMA am Active Directory oder der Windows Domäne anzumelden gehen sie folgendermaßen vor:

Aktivieren Sie die Checkbox Aktiviert, um die Funktion freizuschalten.
Geben Sie an, ob Sie sich per Active Directory oder direkt an der Domäne anmelden möchten und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Tragen Sie die Domäne ein, an der Sie sich anmelden möchten.
Geben Sie die Arbeitsgruppe an.
Tragen Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Passwort Servers ein und klicken Sie auf hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Administrator Kontos und das zugehörige Passwort an.
Klicken Sie auf Beitreten.

Wenn die Anmeldung erfolgreich war, färbt sich das Symbol rechts neben den Schaltflächen grün.
Des Weiteren können Sie die Kommunikationssicherheit der LDAP Verbindung einstellen. Öffnen Sie diesen Bereich mit der Pfeilschaltfläche unterhalb der Schaltflächen Beitreten und Verlassen.

Wählen Sie mit den Schaltflächen hinter dem Eintrag LDAP Kommunikationssicherheit die Sicherheitseinstellung für die Verbindung.
Zum Hinterlegen eine Stammzertifikats (CA) klicken Sie auf die Schaltfläche Datei Auswählen und wählen die CA von Ihrem System.
Klicken Sie danach auf Importieren.

Anderer LDAP-Server

Benutzerverwaltung mit anderem LDAP Server

Für die Nutzung eines anderen LDAP-Server tragen sie folgendes in die Felder ein:

Fügen sie unter Passwort Server die IP-Adresse des LDAP-Server hinzu und anschließend folgende Einträge:
unter Base tragen sie die Domain in der Form dc=localdomain dc=local ein,
den Benutzernamen des LDAP-Server in der Form cn=admin,
das Passwort zu dem vorher angegebenen Benutzernamen,
die Organisationseinheit unter User Container in der Form ou=users,
den LDAP Userfilter in der Form (objectClass=inetOrgPerson)
und das/die Nutzer Attribut(e) z.B. uid .
Abschließend fügen sie noch die Mail Attribute hinzu und klicken auf den Button

Lokale Nutzer-Liste

Lokale Nutzer

Sollten sie keinen Authentifizierungs-Server betreiben, können sie auch lokal eine Benutzerliste hinterlegen.

Hierzu haben sie entweder die Möglichkeit diese über den Button einzeln anzulegen oder über den Button eine Liste im CSV-Format zu importieren.

Der Inhalt der .csv Datei muss folgendes Format haben:

userid,password,firstname,lastname,email,optionalemail

CSV-Liste Importieren

Um diese zu Importieren klicken sie auf und, nachdem sie eine entsprechende Datei ausgewählt haben, den Button

Lokale Nutzer angelegt

Anschließend werden die Nutzer im Abschnitt "Lokale Nutzer" angezeigt.

Auswahl einzelner Konten

Konten Auswahl

Möchten Sie nicht alle E-Mailkonten, die im AD oder LDAP verzeichnet sind, im UMA verwalten, können Sie auch einzelne E-Mailkonten auswählen und dadurch sehr viel "Lizenzschonender" arbeiten. Um diese Funktion zu nutzen müssen Sie erfolgreich am AD angemeldet sein und die manuelle Auswahl aktiviert haben.

Aktivieren Sie im Bereich Auswahl einzelner Konten die Checkbox manuelle Auswahl aktivieren. Es erscheinen zwei Listen mit den verfügbaren E-Mailkonten, sowie zwei Suchfelder.

Die linke Liste beinhaltet die Benutzerspezifischen E-Mailkonten. Die rechte Liste zeigt Verteilerkonten an.

Sie können die gewünschten E-Mailkonten durch Aktivieren der vorangestellten Checkbox auswählen. Die Auswahl wird sofort übernommen.

Eine Eingabe in den Suchfeldern schränkt die Liste der angezeigten Konten ein. Dies geschieht schon bei der Eingabe eines einzigen Zeichens.

LDAP Sucheinstellungen

LDAP Sucheinstellungen für AD

Die automatische Auswahl der E-Mailkonten aus dem Active Directory können auf Bereiche eingegrenzt werden. Benutzen Sie dazu die LDAP Sucheinstellungen.

Wenn bei der Suche Verweise im Verzeichnisbaum einbezogen werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Feld Referrals.

Mailbox Import

Im Bereich „Mailbox Import“ können entweder Mails von einem einzelnen Postfach eines externen Providers, mehrere Mailkonten von einem E-Mail-Server oder Mails aus einer Outlook PST Datei über das PST-Import Tool in das UMA importiert werden.

Einzelnes Postfach Importieren

Einzelnes Postfach importieren

• Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Posteingangsserver des Providers im Feld Servername an.
• Geben Sie Ihren Anmeldenamen im Feld Benutzername ein.
• Tippen Sie Ihr Kennwort für die Anmeldung im Feld Passwort ein.
• Aktivieren Sie die Checkbox SSL, wenn der Provider eine SSL Verschlüsselung der Anmeldung unterstützt.

Klicken sie auf die Schaltfläche

Mailordner für Import

Anschließend wählen sie die Ordner aus, aus denen sie die E-Mails holen möchten.

Geben sie das UMA Postfach an, in das die Mails importiert werden sollen und klicken sie auf

Massenimport

Um mehrere Mailkonten gleichzeitig zu importieren, müssen Sie im Mailserver einen Benutzer bestimmen, der über die Berechtigungen verfügt, auf die zu importierenden Postfächer zuzugreifen.

Unter Exchange, in unserem Beispiel Version 2013, erledigen Sie dieses über die Exchange Management Shell. Das Kommando um dem Benutzer superuser in der Domäne securepointdemo.local die Berechtigung für den Vollzugriff für das Postfach User1 zu erteilen lautet:

Add-MailboxPermission User1 -User 'Securepointdemo\superuser' -AccessRights 'FullAccess'

Zugriffberechtigung für Superuser erteilen

Anmeldedaten des Superuser

Im Bereich Massenimport auf der UMA tragen Sie nun den Hostnamen oder die IP-Adresse des E-Mail-Server, den Namen des Superuser und dessen Passwort ein und wählen Sie ob die Daten SSL-Verschlüsselt übertragen werden sollen.

Anschließend klicken Sie auf

Benutzer auswählen

Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus und klicken sie auf

Ordner auswählen

Abschließend wählen Sie die zu importierenden Ordner aus und klicken auf

Status Massenimport

Auf der Statusseite wird Ihnen dann angezeigt, dass der Massenimport läuft.

PST Import

PST Import erlauben

Bevor sie mit dem Importieren über das Import Tool beginnen, müssen sie vorher den PST-Import auf dem UMA erlauben.

Aktivieren sie hier das Kästchen vor Erlaube das Importieren mittels PST-Import Tool.

Die weitere Nutzung des PST Import Tool wird in dem Wiki PST-Import Tool (ab UMA Version 2.3.0) erklärt.

Administration

Im Register „Administration“ finden sie Einstellungen für die Benutzerverwaltung des UMA, der Zeiteinstellung, Zertifikate, Backup, E-Mail Blacklist und Archivregeln. Weiterhin Werkzeuge zur Wartung des UMA, Überprüfung des Netzwerkes und der Festplatten.

Benutzer

Auf dieser Registerkarte werden die Systembenutzer angelegt. Diese Benutzer konfigurieren das System und können die Mailboxen verwalten.
„Normale“ Benutzer, die das Mail and Document Portal benutzen, müssen nicht angelegt werden, da diese über das Active Directory authentifiziert werden.

Hinweis! Die Anlage der einzelnen Postfächer erfolgt dynamisch: Sobald nach der Inbetriebnahme des UMA die erste E-Mail von einem internen Postfach versendet wird oder eine externe E-Mail auf ein internes Postfach gesendet wird, legt das UMA automatisch das entsprechende Archivpostfach auf dem UMA an.

Da die E-Mail Datenbank im Vier-Augen Modus abgespeichert ist, sind zur Einsicht der Nutzer E-Mailkonten durch Andere, zwei Personen nötig. Zum einen der External Auditor und zum anderen ein Privacy Officer (Datenschutzbeauftragter). Nachdem sich der External Auditor am Mail and Document Portal angemeldet hat, muss der Privacy Officer den Zugriff bestätigen.

Benutzer mit speziellen Rechten

Bereich / Feld		Beschreibung
System Administrator Datenschutzbeauftragter 1 Datenschutzbeauftragter 2 Externer Prüfer	Benutzername	Geben Sie den Login Name für das Webinterface an.
	Realer Name	Geben Sie den Vor- und Zuname des Benutzers an.
	Passwort	Geben Sie das Passwort für den Zugang an.
	Bestätigungspasswort	Bestätigen Sie das Passwort durch die wiederholte Eingabe.
	E-Mail	Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers an.
Systemstatus senden für Administrator und Datenschutzbeauftragte	täglich wöchentlich monatlich niemals	Berichte werden im gewählten Intervall an die eingetragene E-Mail-Adresse gesendet.

Zeit

Hier stellen Sie die Systemzeit der Appliance ein. Die Zeit bezieht die Appliance von einem Zeitserver aus dem Internet oder des internen Netzwerkes. Durch Angabe der Zeitzone wird die Zeit an die gewünschte Zeitzone angepasst.

Hinweis! Für die Qualifizierten Zeitstempel (QZS) hat diese Einstellung keine Bedeutung. Juristisch sind die QZS für den Beweiswert von Dokumenten relevant.

Zeitzone und Zeitserver

Bereich / Feld		Beschreibung
Zeitzone	(Sub)Kontinent	Geben Sie den Kontinent an, auf dem sich die Appliance befindet.
	Stadt	Geben Sie die Stadt an, die sich in derselben Zeitzone wie die Appliance befindet.
NTP Server		Network Time Protocol Geben Sie den Hostname oder die URL eines Servers an, der per NTP die aktuelle Uhrzeit veröffentlicht.

MDP / IMAP / SMTP

In diesem Bereich werden Sicherheitseinstellungen, wie Zertifikate und Verschlüsselung für die Server Dienste ausgewählt.

IMAP Server Einstellungen

IMAP Verschlüsselung und Nutzerauthentifizierung

Hier können Sie angeben, ob der IMAP Server SSL Verschlüsselung nutzt und welche Art der Nutzerauthentifizierung angewendet werden soll.

Webserver Zertifikat / IMAP Zertifikat / SMTP Zertifikat

Zertifikat des Webserver

Zertifikat des IMAP Server

Zertifikat des SMTP Server

Zeigt Informationen zu den verwendeten Zertifikaten des Webservers, des IMAP Servers und des SMTP Servers an.

Im Auslieferungszustand verwendet die Appliance selbstsignierte Zertifikate. Aus Sicherheitsgründen warnen Webbrowser den Benutzer vor der Anzeige von Webseiten, die ein selbstsigniertes Zertifikat verwenden.

Damit der Benutzer beim Aufrufen des Webinterfaces nicht die Vertrauenswürdigkeit des Herausgebers bestätigen muss, können Sie ein eigenes Zertifikat importieren. Dies kann ein Zertifikat von einer offiziell bestätigten Zertifizierungsstelle sein oder ein selbsterstelltes. Bei selberstellten und selbstsignierten Zertifikaten, muss das Stammzertifikat (Root Certificate oder CA) beim Domain Controller als vertrauenswürdiges Stammzertifikat hinterlegt sein.

selbstsigniertes Zertifikat erstellen

Soll der Auslieferungszustand wiederhergestellt werden, kann hier ein selbstsigniertes Zertifikat von der Appliance erstellt werden.

E-Mail Blacklist

E-Mail Blackliste erstellen

In der E-Mail Blacklist werden Adressen definiert, die nicht in der UMA gespeichert werden sollen. Das betrifft sowohl das Standard-Archiv, als auch das Langzeit-Archiv.

Hinweis! Bitte beachten sie, dass je nach Einstellung der Blacklist, auch interne E-Mails an diese Blacklist-Adressen, nicht im Archiv des Versenders abgelegt werden.

Archiv-Regelwerk

Hier können Filter eingerichtet werden, anhand derer E-Mails den Archiven 6 Jahre, 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig zugeordnet werden.

Um eine Filterbedingung aufzustellen, muss zuerst ein Name für den Filter vergeben werden. Dann wird gewählt, wie die Bedingungen ausgewertet werden und in welches Archiv die gefilterten E-Mails verschoben werden sollen.

Auswertung der Bedingungen:

• alle Bedingungen treffen zu
• irgendeine Bedingung trifft zu
• keine Bedingung trifft zu

Folgende Bereiche können untersucht werden:

• E-Mail-Header
• E-Mail-Body
• Adresse
• Größe

In Abhängigkeit der Bereiche können verschiedene Bedingungen gewählt werden.

Regelwerk für die Langzeitarchivierung

Bereich	Bedingung 1	Bedingung 2
E-Mail-Header	subject / date	beinhaltet / stimmt überein / ist
E-Mail-Body	Rohdaten / Inhalt / Text	beinhaltet / stimmt überein / ist
Adresse	An / Von / Kopie an	beinhaltet / stimmt überein / ist
Größe	größer / kleiner	K / M / G (Kilobyte / Megabyte / Gigabyte)

Hinweis! Über die Registrierkarte Archiv-Regelwerk werden globale Einstellungen der Regeln vorgenommen, die sich auf alle E-Mailpostfächer auf dem UMA auswirken. Darüber hinaus sind die Nutzer in der Lage, über das UMA Benutzerportal, E-Mails in Ihrem Postfach mit einer längeren Archivierung zu versehen. Das hier angewendete Regelwerk ist führend.

Backup

Sicherung der Konfiguration

Sicherung der Konfiguration

Nachdem Sie die UMA Konfiguriert haben sollten Sie die Konfiguration sichern. Dieses ist zum einen wichtig, damit Sie die Einstellungen nicht alle neu vornehmen müssen, wenn die UMA einmal neu installiert werden muss. Zum anderen sind die Archiv-Backups verschlüsselt und können nur mit dem richtigen Schlüssel wieder hergestellt werden. Dieser befindet sich in der Konfiguration. Backups können nur mit dem Schlüssel wieder hergestellt werden, mit dem sie erstellt wurden.

Sie können das Mail-Archiv entweder auf einem Netzwerkspeicher oder auf einem externen Speichermedium sichern.

Externe Speichermedien werden über einen USB Anschluss an die Appliance angeschlossen. Es werden externe Festplatten und Flash Speichermedien unterstützt.

Backup Jobs

In dem Bereich Backup Jobs können regelmäßige Sicherungsläufe erstellt werden, die automatisch ausgeführt werden. Wahlweise kann auch ein manuelles Backup erstellt werden.
Außerdem können Sie hier das System mittels eines Backups wiederherstellen.

Backup Jobs

Bereich / Feld	Beschreibung
Name	Name des Backup Jobs.
aktiviert	Diese Checkbox zeigt an, ob der Backup Job ausgeführt wird oder nicht.
Löschen	Mit dieser Schaltfläche Löschen Sie den Backup Job.
Gerät	Gerät auf das die Sicherung gespeichert wird. Geräte werden im Bereich Backup Devices angelegt.
Zeitplan	Legt einen Zeitpunkt fest, zu dem das Backup regelmäßig erstellt wird. Der Zeitpunkt wird in Tag, Stunde und Minute definiert. Für Tag stehen zur Auswahl: ein Wochentag, Werktags also von Montag bis Freitag oder jeden Tag
Anzahl der Backups	Legt fest wie viele Backups vorgehalten werden. Wenn Sie Null wählen, Anzahl der vorgehaltenen Backups unbegrenzt.
Sicherungsformat	Wählbar ist das Format tar und Time Machine. Bei Time Machine handelt es sich um inkrementelle Backups, welche weniger Speicherplatz benötigen. Da dieses Verfahren mit Hardlinks arbeitet, kann dies Verfahren nur für iSCSI und USB-Festplatten verwendet werden.
Backup erstellen	Diese Schaltfläche führt die Sicherung sofort aus.

Backup wiederherstellen

Hinweis! Das wiederherstellen eines Backup ist ausschließlich mit der Konfiguration möglich, die während des Backup-Laufes aktiv war, da das Backup von der Konfigurations-ID abhängig ist. Informationen zum sichern der Konfiguration finden Sie unter Konfiguration Exportieren im Kapitel Wartung.

Da die Backup Jobs verschiedene Formate und /oder verschiedene Speicherorte haben, ist die Wiederherstellungsfunktion bei den einzelnen Jobs eingefügt.

Bereich / Feld	Beschreibung
Dropdownbox Wiederherstellung	Zur Wiederherstellung der Daten aus einem Backup wählen Sie aus der Dropdownbox ein Backup aus
wiederherstellen	Diese Schaltfläche startet die Wiederherstellung.
Aktualisieren	Diese Schaltfläche aktualisiert die Auflistung der vorgehaltenen Backups.

Zur Wiederherstellung der Daten aus einem Backup wählen Sie aus der Dropdownmenü ein Backup aus.
Die Bezeichnung der Backups setzt sich wie folgt zusammen:
uma-backup-JJJJ-MM-TTTSS-MM-ssZ+ZZV.tar.gz

JJJJ Jahr vierstellig
MM Monat zweistellig
TT Tag zweistellig
Das hierauf folgende T steht für Tag.
SS Stunde zweistellig
MM Minute zweistellig
ss Sekunden zweistellig
Das hierauf folgende Z steht für Zeit.
ZZV Zeitzonenverschiebung vierstellig
Das Vorzeichen (+/-) zeigt an, ob die angezeigten Stunden zur Koordinierten Weltzeit (UTC) addiert werden oder von dieser subtrahiert werden.

Unterhalb der der Eingabemaske befinden sich vier Schaltfläche zur allgemeinen Bedienung.

Schaltfläche	Beschreibung
Add	Öffnet eine neue Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Backup Jobs.
Speichern	Speichert den neuen Backup Job.
Abbrechen	Schließt die neue Eingabemaske. Nicht gespeicherte Eingaben werden verworfen.
Aktualisieren	Lädt die gespeicherten Backup Jobs vom Server und aktualisiert die Anzeige.

Backup Devices

Im Bereich Backup Devices definieren Sie Speichermedien, auf denen die Backups gesichert werden. Die Definierung eines Gerätes ist nötig, um einen Backup Job anzulegen.

Zur Speicherung von Backups werden fünf Methoden angeboten. Sie können die Sicherungen auf einen Fileserver per Windows Share (Server Message Block Protokoll), per SSH (Secure Shell) oder per FTP (File Transfer Protocol) übertragen. Außerdem können Sie die Sicherung per iSCSI (internet Small Computer System Interface) auf SCSI Speichergeräte per TCP übertragen. Sie können die Backups auch auf einem Speichermedium speichern, welches per USB an die Appliance angebunden ist.

In Abhängigkeit des gewählten Verfahrens ändern sich die Eingabefelder der Maske.

Backup Devices

Auswählen eines Gerätetyps

Bereich / Feld	Methode	Beschreibung
Name		Geben Sie dem Sicherungsgerät einen Namen.
Typ		Wählen Sie eine Speicherungsmethode.
Share Name	Windows Share	Geben Sie den öffentlichen Ordner auf dem Server (z. B. public) an.
Server Adresse	Windows Share SSH FTP iSCSI	Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Servers an.
Ordner	Windows Share FTP iSCSI	Ordner unter dem die Sicherungen gespeichert werden sollen. Verwenden Sie bitte keine Ordnernamen mit Leerzeichen.
Absoluter Pfad	SSH	Pfad zum Ordner, in den gespeichert werden soll.
aktuelles Ziel	iSCSI	Das Zielsystem (Laufwerk, Festplatte,…)
UUID	iSCSI USB	Universally Unique Identifier Zur eindeutigen Identifizierung des Ziels.
iSCSI Ziel	iSCSI	Voreingestelltes Ziel wählen oder durch die Schaltfläche Registrieren neues Ziel hinzufügen.
Authentisierungsmethode	iSCSI	Wählen Sie eine Authentisierungsmethode aus
verfügbare Geräte	USB Gerät	angeschlossene USB Geräte
Benutzername		Geben Sie den Benutzernamen auf dem Server an.
Passwort		Geben Sie das Passwort des Benutzers auf dem Server an.
SSH	Ordner (kompletter Pfad)	Geben Sie den absoluten Pfad des Speicherordners vom Wurzelverzeichnis aus an.

Verschlüsselungscodes

Anzeige des generierten Verschlüsselungscodes

Die Backups werden verschlüsselt gespeichert. Der Schlüssel wird vom System generiert und im Bereich Verschlüsselungscodes angezeigt.

UMA 1.x Restore

Wiederherstellen aus der Version 1

Sollten Sie noch eine Konfiguration einer UMA aus der Version 1.X nutzen müssen, können Sie dieses per USB-Stick in die UMA Version 2.3.X importieren.

Wählen Sie dazu in diesem Fenster ein Backup von der Version 1.X aus und klicken Sie auf Wiederherstellen.

USV

USV Einstellungen

Damit die UMA bei Betrieb an einer USV bei einem Stromausfall geordnet herunterfahren kann, können Informationen per USB oder Netzwerk mit dem Protokoll SNMP V1 aus der USV abgefragt werden.

Eine Liste der unterstützten Geräte finden Sie unter folgenden links:
USB Devices: http://www.networkupstools.org/stable-hcl.html?device-type=ups&connection=USB
SNMP Devices: http://www.networkupstools.org/stable-hcl.html?device-type=ups&connection=Network

Weiterhin können Sie eine E-Mail Adresse angeben, so dass der Administrator über den Ausfall informiert wird.

Wartung

In diesem Bereich können grundlegende Verwaltungsarbeiten erledigt werden z.B. Einstellungen zum automatisches aufräumen der Postfächer.

Wartungsfunktionen

Bereich / Feld		Beschreibung
System	Gerät neu starten	Startet die Appliance neu.
	Gerät ausschalten	Fährt das System herunter.
Automatisches Postfach aufräumen	Schieberegler	Mit dem Regler legt man fest, nach wie viel Jahren, die INBOX automatisch bereinigt wird. Mails im Langzeitarchiv sind davon nicht betroffen Einstellbar von 1 bis 20 Jahre und Niemals. Es werden nur E-Mails gelöscht, die älter sind als die eingestellte Zeit.
	Status	Zeigt an, welche Mailbox bereinigt wurde.
Langzeitarchiv	Status	Zeigt eine Warnung an, welche Mailboxen (Accounts) und wie viele E-Mails aus dem Langzeitarchiven demnächst von einer Löschung betroffen sind. Es werden nur die E-Mails gelöscht, die die Vorhaltezeit überschritten haben.
	Schieberegler	Ist die Langzeitarchivierung überschritten, werden die E-Mails noch vorgehalten, bevor sie endgültig gelöscht werden. Die Vorhaltezeit kann von 180 bis 365 Tagen gewählt werden.
Firmware Version	Aktive Version	Zeigt die Versionsnummer der aktiven UMA-Firmware an. Mit einem klick auf Button "Automatische Aktualisierung" stoßen Sie eine update Anfrage an.
	Neue Version	Steht eine neuere Version zur Verfügung, können sie mit einem Klick auf den Button Probelauf überprüfen ob diese einwandfrei bei ihnen läuft
	AlteVersion	Zeigt ihnen an, welche frühere Version für ein Rollback auf Ihrer UMA noch zur Verfügung steht.
Remote Login	SSH Dienst starten	Startet den SSH Server Dienst, so dass wir uns per SSH Client mit der Appliance verbinden können. Dieser Dienst läuft zehn Minuten und beendet sich anschließend selbst.

Werkzeuge

Diese Registerkarte bietet Ihnen Funktionen an, die den E-Mail Versand, die Netzwerkerreichbarkeit und die Festplattenfunktionalität testen.

Wartungswerkzeuge

Bereich / Feld		Beschreibung
E-Mail Versandtest	Host	Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des E-Mailservers an, der die Test-E-Mail versenden soll.
	E-Mail Adresse	Definieren Sie den Empfänger der Test-E-Mail.
	Test E-Mail senden	Startet den Test.
	Ergebnis	Zeigt das Ergebnis des Tests an.
Netzwerkwerkzeuge	Werkzeug	Es kann zwischen den Funktionen ping, host und traceroute gewählt werden.
	Host / IP	Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen des Zielrechners für den Test ein.
	Ausführen	Startet den Test.
	Ergebnis	Zeigt das Ergebnis des Tests an.
S.M.A.R.T. Harddrive Test	Zeitplan	Wählen Sie einen Zeitplan für den Festplattentest aus. Der Festplattentest kann monatlich, halbjährlich oder jährlich ausgeführt werden.
	Status	Zeigt das Ergebnis des Tests an.

Logs

Syslog Protokolleinträge können auf der Appliance selbst oder auf einem Externen Syslog Server gespeichert werden .

Sysslog und Einstellungen

Bereich / Felder		Beschreibung
Externe Logs	aktiviert	Aktiviert das Senden der Protokolleinträge an einen externen Syslog Server.
	Syslog Server	Geben Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Syslog Servers an.
	Port	Geben Sie den vom Syslog verwendeten Port (Standard 514) an.
Zeige Log	Dienst	Es können Protokolleinträge nach Diensten getrennt abgerufen werden.
	Logfile laden	Lädt die gewünschten Protokolleinträge.
	Filter:	Die angezeigten Einträge können anschließen gefiltert werden. Mögliche Filter sind: kein (alle Einträge anzeigen), Error (nur Fehlermeldungen), Warning (nur Warnungen), Info (nur Infomeldungen), Debug (nur Debugmeldungen), benutzerdefiniert (Benutzer kann einen Suchbegriff im Eingabefeld definieren)
	Filter	Startet das Filtern der Einträge.
	Reset	Setzt den Filter zurück.
Debug Log Einstellungen	Config Backend Loglevel	Hier können Sie die Menge an Log-Einträgen in der Ausgabe steuern. Zur Auswahl stehen die Level standard, ausfühlich und ausfühlicher.
	SMTP Debug Logging	Schaltet das Debug Logging für SMTP ein.

Downloads

Tools herunterladen

Sie können die Tools für den PST-Import und das Outlook Plugin direkt von dem UMA herunterladen.

Mit dem PST-Import Tool können Sie E-Mails aus einer Outlook PST-Datei in das UMA Importieren.

Das Outlook Plugin erlaubt Ihnen auf die E-Mails zuzugreifen die in das UMA importiert wurden, ohne dass Sie sich extra über einen Browser auf das UMA-Benutzerportal einloggen müssen.

DMS-Einstellungen

In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit, den Benutzern des Benutzer-Portals spezielle Rechte zuzuweisen, Suchalgorithmen vorzudefinieren und die Index-Datenbanken neu erstellen zu lassen.

Einstellungen

DMS-Einstellungen

Rechte für die Benutzer Weboberfläche

In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, die Funktionen der Weboberfläche für die Benutzer einzuschränken oder erweitern.

Sie können zulassen, dass Benutzer Archivierungsregeln selbst erstellen, Dateien in die eigene Mailbox importieren und Dokumente für andere Benutzer auf dem UMA freigeben dürfen.

Die Zeichenerkennung für PDF formatierte Dateien kann aktiviert werden. So können aus PDF Dokumenten Textdateien erstellt werden.

Außerdem können Sie einem Auditor die gleichzeitige Suche in mehreren Mailboxes erlauben.

Rechteverwaltung für das Löschen von E-Mails

Rechteverwaltung für das Löschen von E-Mails

Berechtigung zum Löschen von E-Mails erteilen

Der UMA-Administrator kann hier bestimmten Benutzern für eine bestimmte Zeit die Berechtigung zum Löschen eigener Mails erteilen.

Wichtiger Hinweis! Die Freischaltung der Software zur Löschung von Daten aus dem Archiv der UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung. Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können. Bitte holen Sie sich im Zweifel rechtlichen Rat ein.

Löschverlauf Protokoll

Wenn eine E-Mail gelöscht wurde, wird dieser Vorgang im Löschverlauf mit Benutzername, Datum, Uhrzeit und Grund der Löschung Protokolliert.

Vordefinierte Suche

Vordefinierte Suche

In diesem Menüpunkt können Sie Suchmuster definieren, die allen Benutzern des UMA-Benutzerportal für die Suche zur Verfügung stehen.

Such Optionen

Die Suche kann mit dem richtigen Syntax sehr genau ausgeführt werden.
Grundsätzlich gilt:

• Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden (case-insensitive)
• Bei Eingabe von mehreren Zeichenfolgen ohne eine entsprechende Verknüpfungsangabe ist der Standard eine ODER Verknüpfung.
• Die Benutzung von Anführungszeichen " " sucht nach genau der angegebenen Zeichenfolge.
  

Es kann nach bestimmten Feldern mittels Prefix gesucht werden.
Folgende Prefixe können gewählt werden:

• Query String: Zeichenfolge nach der gesucht werden soll
• File Type: MIME-Typ im Mailheader
• Ordner: Ordner in dem die E-Mail liegt
• Von: Mailadresse des Absender
• AN: Mailadresse des Empfängers
• Kopie an: Mailadresse(n) der Kopie Empfänger
• Subject: Betreffzeile
  

In einer Suche können Sie Verknüpfungen oder Ausschlusskriterien eingeben.
Beispiel:

anleitung securepoint AND Von:info@securepoint.de NOT subject:(anleitung für utm)

Folgende Schlüsselwörter stehen für Verknüpfungen zur Verfügung (Die Liste ist nach Priorität geordnet):

• AND
• NOT
• OR (Standard wenn keine Verknüpfung angegeben ist)

Werkzeuge

DMS Werkzeuge

Normalerweise werden E-Mails automatisch Indexiert, so dass diese in der Suche schnell wiedergefunden werden können. Dazu wird für jedes Postfach eine Index Datenbank angelegt. Spätestens dann, wenn sich der Benutzer das erste mal über das Benutzerportal an der UMA anmeldet.
Unter Werkzeuge in den DMS-Einstellungen erhalten Sie einen Überblick, für welches Postfach eine Index Datenbank angelegt wurde. In der Regel sind es die, die Sie im Menü Setup unter Konten ausgewählt haben.

Sollte nun für einen Benutzer noch keine Index-Datenbank angelegt worden sein, oder der Benutzer bemängelt, dass er E-Mails die in dem UMA Archiviert sein müssten, nicht finden kann, wählen Sie diesen Benutzer aus und klicken auf