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Konfigurationen für das DMS

Das DMS (Document Management System, erreichbar über die IP-Adressen des UMA ohne Portangaben)) stellt den Anwendern die E-Mails im Archiv zur Verfügung.
Die Einstellungen hier haben Auswirkungen auf Speicherplatzverbauch, Performance und Funktionen im DMS.

Einstellungen unter DMS-Einstellungen


Einstellungen

Reiter Einstellungen → Abschnitt DMS-Einstellungen
Beschreibung UMA v3.2 DMS Einstellungen.png
Mailbox-Import für Benutzer aktivieren Ermöglicht den Usern den Import von ganzen Mailboxen im User Interface unter Werkzeuge Mailbox importieren
Da bei wiederholtem Import Doubletten der E-Mails entstehen, sollte das nur kurzfristig zum einmaligen Import von Benutzerpostfächern verwendet werden, auf die der Admin keinen Zugriff auf hat.
Freigabe von Dokumenten für Benutzer aktivieren Benutzer können temporär Objekte im Archiv mittels Downloadlink freigeben.
Zum Download sind keinerlei Zugangsdaten erforderlich. Der Link besteht aus einer über 60-stelligen Zufalls URL.
Das Importieren von Dateien deaktivieren Bei Aktivierung könen Benutzer keine Objekte mehr direkt einzeln importieren (Menü Werkzeuge Hochladen
Dem Auditor erlauben, gleichzeitig in mehreren Mailboxen zu suchen Erlaubt es dem Auditor bei der Anmeldung im User Interface Login (über die Schaltfläche Auditor Login) mehrere Benutzerkonten auszuwählen.
Dokumente in das DMS Interface eingebettet darstellen Bei Aktivierung werden die Dokumente im PDF Viewer des Browsers dargestellt.

Bei Deaktivierung werden die Dokumente direkt heruntergeladen.

  • Diese Option wird nicht von allen Browsern unterstützt.
  • Die Einbettung der Dokumente ist ein potentielles Sicherheitsrisiko
    Es wird empfohlen, diese Option deaktiviert zu lassen
  • Bilder zwischenspeichern für:
    UMA v3.2 Slider.png
    Default: 10 Tage
    Werte zwischen 5 und 30 Tagen möglich
    OCR
    Optische Zeichenerkennung für pdf Dateien aktivieren Durchsucht pdf-Dokumente (ohne Plaintext-Layer) nach Text
    Optische Zeichenerkennung für tiff Dateien aktivieren Erkennt Text in tiff-Dateien
    Manuelle Kontenauswahl aktivieren Um Speicherplatz zu sparen, kann OCR nur für bestimmte Nutzerkonten aktiviert werden
    Aktualisieren Aktualisiert die Anzeige
    Speichern Speichert Änderungen
    Zurücksetzen Nimmt ungespeicherte Änderungen zurück
    Performance
    UMA v3.2 Slider.png
    300dpi (Default)
    Eine geringere Auflösung erhöht die Performance

    E-Mail Löschung/Archivierungsdauer

    Reiter E-Mail Löschung/Archivierungsdauer Abschnitt Rechteverwaltung für das Löschen und die Archivierung von E-Mails
    Bericht anzeigen Zeigt einen Bericht über die Nutzungsdauer der Löschberechtigungen für alle Benutzer an UMA v3.2 DMS Einstellungen Löschung.png
    Benutzer hinzufügen
  • Warnung! Die Funktion zur Löschung und Änderung der Archivierungsdauer von Daten aus dem Archiv des UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung.
    Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können.
    Es ist im Zweifel rechtlicher Rat einzuholen.
  • UMA v3.2 DMS Einstellungen Löschung Benutzer.png
    Die Lösch-Befugnisse dieses Benutzers anpassen.
    Die Lösch-Befugnisse dieses Benutzers entfernen
    Zeigt die historischen Daten dieses Benutzers zum Löschen an.
    Vordefinierte Suche

    Vordefinierte Suche

    Hinzufügen Fügt eine neue Such-Konfiguration hinzu
    Aufruf der gespeicherten Suche im User Interface des DMS im Menü Werkzeuge Gespeicherte Suchen
    UMA v3.2 DMS Einstellungen Suche.png
    Beispiel einer vordefinierte Suche
    Suchbegriff: Suchbegriff aus Dokumenten in E-Mail-Anhängen
    Mit den Operatoren AND, OR und NOT können weitere Eingrenzungen vorgenommen werden:
    • Suchbegriffe aus den Dokumenten selbst (Kriterium Suchbegriff)
    • Dateityp (Kategorie aus der DMS Übersicht: E-Mail / Text / Dokumente / Bilder)
    • Absender, Empfänger oder Betreff der E-Mail
    • Als Suchbegriff kann auch die Syntax: Suchprefix:xyz verwendet werden.
    Suchprefix Beschreibung
    bool_category: Kategorie (Nur bei Dokumenten verfügbar, die mit der Option Hochladen archiviert wurden)
    filename: Name des Dateianhanges
    filetype: MIME-Typ im Mailheader
    folder: Ordner in dem die E-Mail lag
    subject: Betreffzeile
    from: E-Mailadresse des Absenders
    to: Mailadresse des Empfängers
    cc: Mailadresse(n) der Kopie-Empfänger

    Datenbanken

    Datenbanken Übersicht

    Datenbanken Abschnitt Datenbanken
    Database.svg Diese Konto hat eine DMS Datenbank.
    Die Datenbank wird bei der ersten Anmeldung im User Interface für das Nutzerkonto erstellt.
    UMA v3.2 DMS Einstellungen Datenbanken.png
    Aktualisiert die Anzeige
    Konten mit Datenbanken verstecken Blendet Konten mit bereits erstellten DMS-Datenbanken aus
    Ausgewählte Datenbanken löschen Löscht markierte DMS-Datenbanken
    Kann verwendet werden, um Index-Datenbanken von alten Benutzern zu löschen und so Ressourcen zu sparen
    Index neu erstellen Sollte nur verwendet werden, wenn es unbehebbare Fehler mit einer Datenbank im DMS gibt.
    Die benötigten Datenbanken werden bei jedem Login im Normalfall innerhalb weniger Minuten automatisch erstellt.
  • Exzessives Benutzen dieser Option kann das System dauerhaft unter unnötige Last setzen.
  • Status Monitor

    Abschnitt Status Monitor
    Zeigt an, wieviele E-Mails innerhalb der letzten 10 Sekunden indexiert wurden und wieviele E-Mails insgesamt vorliegen UMA v3.2 DMS Einstellungen Status Monitor.png

    Outlook Plugin

    Outlook Plugin
    Stellt das jeweils aktuellste Outlook Plugin als Download zur Verfügung.
    Weitere Hinweise zur Verwendung im Wiki zum Outlook Plugin.
    UMA v3.2 DMS Einstellungen OutlookPlugin.png