Lotus Domino UMA2.0

Dieses Wiki ist entstanden mit der freundlichen Unterstützung der Romacon GmbH & Co. KG

Anbindung UMA Mailarchive an Lotus Domino

Voraussetzungen:

• Konfigurations-Umgebung wurde unter Lotus Domino 8.5.3 erstellt.
• Installieren Sie die aktuellen Fixpacks.
• Betriebssystem ist nicht relevant außer bei Einsatz mit ActiveDirectory.
• Sie sollten Kenntnisse in der Domino Administration und Rechtevergabe haben.
• Weiter benötigen Sie die Domino Cert ID und den Domino Admin- Client .
• Rechtliche und Sicherheitsrelevante Aspekte werden in dieser Anleitung nicht berücksichtigt. Diese müssen vom IT Manager oder Geschäftsleitung entsprechend der Firmeninternen Compliance Regeln festgelegt und umgesetzt werden.

Journal Mailbox erstellen

Neue Anwendung

Notes Client öffnen.

Datei/Anwendung/neu

Bitte Beachten Sie die Eintragungen in den beiden Server Zeilen und der Titel Zeile.

Generieren Sie die Datenbank.

Neuen Notes User erstellen

Neuer Benutzer

Für die Kommunikation mit der UMA benötigen wir eine User mit POP3 /IMAP zugriff

• Notes Admin Client öffnen.
• Personen und Gruppen/Registrieren
• Wir nennen den User „UMAArchiver“

Registrierungsmaske ausfüllen Feld „erweitert“ aktivieren und die entsprechende Untergruppen nach Ihren Firmenvorgaben ausfüllen Kennwort vergeben.

Nach erfolgter Eingabe neue Person Registrieren

Die dabei erstelle Mailbox kann sofort im Filesystem oder via Administratorclient gelöscht werden.

Personen Dokument anpassen

Administrator Client Personen und Gruppen/Personen

Personen und Gruppen

Jetzt sehen Sie den neu angelegten User.

„UMAArchiver“ Öffnen Sie das Personendokument

Personendokument

Bitte die rot markierten Felder ändern: 1 Mail System POP und IMAP
2 tragen Sie hier den Namen der generierten Journal-Mailbox siehe Abschnitt 3 mit Path ein.
3 entfernen Sie aus Sicherheitsgründen die User.id aus dem Personendokument.

Jetzt bitte noch ein Internet Passwort für den User vergeben min 8 Zeichen.
Passwort und Username werden in der UMA zur Anmeldung an Domino benötigt.

Personendokument speichern und schließen.

Erstellen eine Mail-IN Datenbank

Administrator Client starten

Personen und Gruppen/Mail-IN-DBs und Ressourcen
Add Mail-IN Database
Befüllen Sie das Dokument mit Ihren Werten:

Wichtig Interner Message Storage = Prefer MIME

Ihre Domino Domain

Ihr Domino Server auf welchem die Datenbank läuft und den Namen mit Path der UMA_MailJournal Datenbank

MAIL-IN Datenbank

Mail Journaling einschalten

Admin Client
Konfiguration/Konfiguratione/Serverdokumet öffnen/Router/SMTP/Advanced

• Journaling: auf „Enabled“ setzen.
• Method: auf Send To Mail-in Database setzen
• Field Encryption exclusion List: mit den folgenden Werten befüllen: Form;From;Principal;Posted Date;Body;Subject; SendTo;CpyTo;BlindCopyTo
• Mail Destination: Die UMAMailJournal im NAB auswählen.

Journaling

Configurations Setting der Mailübergabe

Admin Client
Konfiguration/Konfigurationen/Serverdokumet auswählen/Router/SMTP/
Restrictions and Controls/Rules
New Rules

Wählen Sie im Feld Sender all Dokuments Add

„Specity Action journal this Message“ auswählen, Add Aktion, mit OK abspeichern

Hier haben Sie die Möglichkeit gewisse interne und externe Mails von der Übertragung auszuschließen.

Vorsicht! Dies sollte gut überdacht sein und auch mit den Complience – Richtlinien ein her gehen!

Neue Server Mail Rule

So sollte es fertig aussehen. Alle Mails werden 1:1 zum Archive geleitet.

Angelegte Server Mail Rule

Journal Datenbank Rechte einstellen

Admin Client
Dateien/Verzeichnis auswählen/UMAMailJournal Datenbank auswählen/rechte MaustasteZugriffskontrolle/Verwalten

Default und Anonymous kein Zugriff
UMAArchiver Benutzertype: Person und Zugriff: Manager mit Dokumente löschen.

Wollen Sie Ihren Usern ermöglichen die alten E-Mails auch in die UMA zu transferieren müssen Sie eine Gruppe mit den Usern anlegen.
Benutzertype: Personegruppe Zugriff: Einlieferer das ist sehr wichtig damit niemand in der Journaldatenbank Mails löschen oder fremde Mails bis zur Übergabe an die UMA anschauen kann!

Aktivieren des POP 3 Dienstes

starten Sie den Domino Administrator

Konfiguration/Alle Serverdokumente/Server auswählen/Ports/InternetPorts/Mail

POP 3 und IMAP Enabled schalten

Bitte beachten, daß TCP/IP auf Enable steht

Name und Passwort auf „Yes“ stellen damit nicht unberechtigte das Journal abgreifen können.

Server Mail Ports

Pop3 als Dienst aktivieren

Damit der POP3 Dienst beim hochfahren von Lotus Domino gestartet wird editieren Sie bitte die Notes.ini

Diese Datei finden Sie auf dem Server im Notes Programmverzeichnis z.B C:\Program Files\IBM\Lotus\Domino

Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor suchen Sie in der Notes INI Datei nach
„ServerTasks=Update,Replica,Router,AMgr,AdminP,CalConn,Sched,HTTP,IMAP,LDAP,POP3,RnRMgr

Sollte Pop 3 nicht eingetragen sein, bitte dann eintragen vorher Kommata nicht vergessen siehe oben Datei bitte speichern und schließen.

Restart und Kontrolle

Damit alle Änderungen wirksam werden, muß der Lotus Domino Server neu gestartet werden.

Den Admin Client öffnen
Server/Serverconsole
Domino Befehlsfester „restart server“ eingeben und senden. Achtung! Konsole muss auf Live stehen (grün).

Nach ca.15 Sec. wird der Server neu gestartet.
Nach dem Neustart geben Sie an der Konsole „show task ein, nun sehen Sie alle gestarteten Task bitte prüfen Sie ob POP3 Server gestartet wurde.

Server Konsole

Konsole Ausschnitt

Mailtest durchführen

Bitte testen Sie jetzt mit internen und externen Mails sowohl ein als auch ausgehend.
Machen Sie bitte die ersten Tests in Lastarmen Zeiten damit Sie den Maileingang exact verfolgen können.
Wenn alles richtig konfiguriert wurde werden alle Mails als Kopie im Journal eingetragen sein.

Wenn Sie den Test mit Erfolg abgeschlossen haben können Sie die UMA an den Lotus Domino Server anbinden. Diese Details finden Sie im UMA Handbuch.

Um die User aus dem Domino NAB übernehmen können Sie dies über LDAP Port 389 (Standard) einbinden). Der Port kann auch verändert werden. Den Syntax entnehmen Sie der Notes Admin Hilfe.