UMA/Outlook-Plugin v1.0.9

notempty

Dieser Artikel bezieht sich auf eine nicht mehr aktuelle Version!

notempty

Der Artikel für die neueste Version steht hier

notempty

Zu diesem Artikel gibt es bereits eine neuere Version, die sich allerdings auf eine Reseller-Preview bezieht

UMA Outlook-Plugin

Das Outlook-Plugin ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff aus Outlook auf E-Mails, die im Unified Mail Archiv (UMA) archiviert sind.
Sie haben hier die Möglichkeit, E-Mails aus dem Archiv wiederherzustellen, die Sie versehentlich in Ihrem lokalem Ordner gelöscht haben.

Vorbereitungen

Das Outlook-Plugin kann nur für die Versionen Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016 verwendet werden. Eine Unterstütznug für Outlook 2019 ist in Vorbereitung.
Außerdem wird ein UMA ab Version 2.3 und Microsoft .NET Framework 4.5 auf dem Microsoft-System benötigt.

Outlook Ordner Anpassen

Weiterhin überprüfen Sie bitte in den Outlook Heute Eigenschaften, ob bei den in Outlook eingerichteten Postfächern die Option Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen aktiviert ist.

Installation

Herunterladen des UMA Outlook-Plugin

UMA Downloads

Das Plugin können Sie entweder aus dem Reseller-Portal oder vom UMA über das UMA-Administration-Center herunterladen.

Für den Download vom UMA rufen Sie das Administrations-Interface des UMA über Ihren Web-Browser mit https://<UMA-IP-Adresse>:11115 auf und loggen sich mit dem Namen und dem Passwort des UMA-Administrators ein.

Wechseln Sie zum Reiter "Downloads" und klicken Sie auf den blauen Text Herunterladen des Outlook-Plugins.

Webseiten Zertifikat

Da wir selbsterstellte Zertifikate auf dem UMA benutzen, bestätigen Sie bitte das Sicherheitszertifikat und setzen Sie das Laden der Webseite fort, damit der Download des Tools beginnen kann.

UMA Outlook-Plugin Download

Je nach Browser, speichern Sie die Datei und führen die .exe-Datei aus dem Download-Ordner heraus aus oder der Web-Browser erlaubt das Ausführen direkt. Dann wird die Installation des Plugins sofort gestartet.

Installation des UMA Outlook-Plugin

UMA Outlook-Plugin Sprache

Nachdem die .exe-Datei des Outlook-Plugins ausgeführt wurde, beginnt die Installation auf Ihrem Rechner. Sie werden zunächst nach der Sprache gefragt, mit der die Installation durchgeführt werden soll.

UMA Outlook-Plugin Willkommen

Es folgt der Willkommensbildschirm. Mit einem Klick auf den Button setzen Sie die Installation fort.

UMA Outlook-Plugin Lizenzbedingungen

Lesen Sie sich bitte die Lizenzbedingungen durch, stimmen Sie diesen zu und klicken Sie auf

Verbindung zum UMA

Geben Sie die IP-Adresse oder den Hostnamen ein, unter der/dem das UMA in Ihrem Netzwerk erreichbar ist und klicken Sie auf

UMA Outlook-Plugin Zielordner

Bestimmen Sie den Ordner, in den das Outlook-Plugin installiert werden soll und klicken Sie auf

UMA Outlook-Plugin Installation

Nachdem alle Daten gesammelt wurden, die die Installation benötigt, beginnen Sie die Installation mit einem Klick auf

UMA Outlook-Plugin Fertig stellen

Nachdem der Fortschrittsbalken durchgelaufen ist, ist die Installation abgeschlossen. Mit einem Klick auf den Button wird diese beendet.

Bedienung

Menüstruktur

Nach dem Öffnen von Outlook sehen Sie einen weiteren Menüpunkt mit der Bezeichnung UMA E-Mail-Archiv. Im Folgenden werden die darunter erscheinenden Funktionen erklärt.

Einstellungen

Zunächst definieren Sie, mit welchem Benutzer Sie auf das UMA zugreifen möchten.

Plugin-Einstellungen

Im Einstellfenster befindet sich schon die IP-Adresse oder der Hostname des UMA.

Nun geben Sie den Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein und klicken auf

Zertifikatsfehler

Wenn Sie dies das erste Mal durchführen, erhalten Sie einen Zertifikatsfehler von Outlook, da das auf der UMA genutzte Zertifikat nicht in den Systemeinstellungen von Outlook hinterlegt ist.

Akzeptieren Sie das Zertifikat durch einen Klick auf

E-Mail

In diesem Bereich sehen Sie alle E-Mails die auf dem UMA für diesen Benutzer abgelegt wurden.

E-Mails

Wenn Sie in den Bereich des kleinen Dreiecks unter dem E-Mail Button klicken, öffnet sich ein Menü, sodass Sie auf gesendete oder empfangene E-Mails Filtern können.

Dokumente

Dokumente

Unter diesem Punkt können Sie sich alles ausgeben lassen, was im UMA anhand der MIME-Typen in den E-Mails als Dokument eingestuft wird.

Unter jedem Dokument finden Sie neben dem Dateinamen und der Größe der Datei noch zwei Buttons:

Ermöglicht das Herunterladen des Dokuments.

Zeigt die dem Dokument zugeordnete E-Mail an.

Bilder

Bilder

Unter diesem Punkt können Sie sich alles ausgeben lassen, was im UMA anhand der MIME-Typen in den E-Mails als Bild eingestuft wird.

Unter jedem Bild finden Sie neben dem Dateinamen und der Größe der Datei noch zwei Buttona:

Ermöglicht das Herunterladen des Bildes.

Zeigt die dem Bild zugeordnete E-Mail an.

Alles

In dieser Ansicht werden die E-Mails nach allen MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) -Typen, die in den E-Mails enthalten sind, ausgegeben.

Sie werden feststellen, dass E-Mails mehrfach angezeigt werden. Die E-Mail ist jedoch nicht mehrfach erfasst. Die mehrfache Ausgabe hat mit der Filterung nach den MIME-Typen zu tun.

Moderne E-Mail-Clients wie Outlook, versenden eine E-Mail mit mehreren unterschiedlichen MIME-Typen. Das sorgt zum einen dafür, dass Mails nicht nur über einen E-Mail-Client betrachten werden können, sondern auch über Browser oder andere Anwendungen. Zum anderen bietet es die Möglichkeit, den Inhalt und die Aufmachung einer E-Mail ansprechender zu gestalten.

Auf diese Weise wird eine E-Mail dann nicht nur mit den Informationen vom MIME-Typ text/plain versendet, sondern auch mit den Informationen des Typ text/html. Somit haben wir schon mal zwei Einträge zu der selben E-Mail.

Weitere MIME-Typ Einträge entstehen durch Signaturen und Bilder, die in der E-Mail vorhanden sind. Auch Anhänge unterschiedlicher Dateitypen mit Bildern und Dokumenten erstellen zusätzliche MIME-Typ-Einträge.

Weitere Informationen zu MIME erhalten Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Multipurpose_Internet_Mail_Extensions

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche

Mit dieser Suchfunktion ist es möglich komplexe Suchmuster zu gestalten, um gezielt die gewünschte E-Mail heraus zu suchen.

Suchmaske

In das Suchfeld tragen Sie nun einen Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen möchten. Mit einem Klick auf den Button öffnen Sie weitere Suchfunktionen.
Nun haben sie die Möglichkeit Verknüpfungen (AND, OR, NOT) und Prefixe (z.B. Von:, An:, Betreff:) für ihre Suche auszuwählen.

Eine Hilfe finden Sie im Outlook-Plugin unter Erweiterte Suche und im Link zum Such Syntax).

Wiederherstellen

Wiederherstellen

Zu guter letzt haben Sie im UMA-Outlook-Plugin die Möglichkeit, E-Mails die Ihnen nicht mehr lokal zur Verfügung stehen, weil diese eventuell gelöscht wurden, aus dem Archiv des UMA wieder herzustellen.

Suchen Sie die E-Mail heraus, die Sie benötigen.
Dazu können Sie unter E-Mail das Suchfeld oben links im Menü verwenden oder Sie suchen über die Erweiterte Suche.

Markieren Sie die E-Mail die Sie wiederherstellen wollen, klicken Sie auf

Wählen Sie den Ordner, in den Sie die E-Mail kopieren wollen.

Klicken Sie abschließend auf

Im gewählten Outlook-Ordner befindet sich nun eine Nachricht mit der E-Mail als Anhang.