UMA Mail und Dokumenten Portal
Um auf die eigenen archivierten E-Mails des UMA zuzugreifen, können sie sich per Weboberfläche einloggen.
Geben Sie in die Adresszeile Ihres Webbrowser unter Verwendung des HTTPS Protokolls den Hostnamen oder die IP-Adresse der Appliance an.
Beispiele:
https://meine-uma.meine-domain.de
Wenn eine Sicherheitswarnung erscheint, versichern Sie sich, dass es sich um ein vertrauenswürdiges Zertifikat handelt. Ist dies der Fall, bestätigen Sie, dass Sie dem Herausgeber des Zertifikats vertrauen. Fügen Sie das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Zertifikaten des Browsers hinzu, wenn diese Funktion von Ihrem Browser angeboten wird.
Es öffnet sich das UMA Mail und Dokumenten Portal Webinterface Login-Fenster. Hier entscheiden sie, ob sie sich als normaler Benutzer Einloggen, oder als Auditor.
Geben Sie als Benutzernamen Ihren Active Directory Benutzernamen ein und als Passwort das zugehörige Passwort.
Benutzer Oberfläche
Die neu gestaltete Benutzer-Oberfläche der UMA 2.0 erlaubt nun eine Suche der E-Mails und deren Inhalte, Dokumente oder Anhänge wie in einer Suchmaschine.
Im oberen Teil des Fenster finden sie daher eine Suchzeile und, wenn sie die E-Mails Kategorisiert haben, eine entsprechende suche nach Kategorien.
Im darunterliegenden Menü haben sie die Möglichkeit, auf Text, E-Mail, Dokumente oder Bilder zu Filtern.
Bei dem Filter E-Mail können sie weiterhin auswählen, ob diese gesendet oder empfangen wurden.
Wenn sie mit der Maus über die Einträge fahren, erhalten sie eine Vorschau.
Unter dem Menüpunkt Datum blendet sich eine Zeitleiste ein, in dem sie den Zeitraum definieren können, in dem sie die gesuchten Inhalte liegen sollen.
Für die Zeiteinstellung verschieben sie einfach die Buttons an den Enden des Zeitstrahls auf den gewünschten Zeitraum. Sollte der dargestellte Zeitstrahl nicht dem gewünschten Zeitraum darstellen, können sie diesen mit einem oder mehreren Klicks auf den 
oder 
Button verändern.
Im Menüpunkt „Werkzeuge“ finden sie die folgenden Möglichkeiten:
- Erweiterte Suche
- Gespeicherte Suche
Zeigt die gespeicherten Filterregeln an.
- E-Mail Filter
- Mailbox Import
- Daten Upload
- Einstellung
Hier legen sie fest, ob auch Duplikate angezeigt werden sollen.
- Anzeige gemeinsam genutzte Dokumente
Im Menüpunkt History werden die bisher genutzten Suchanfragen aufgelistet.
Erweiterte Suche
Durchsucht den Inhalt der E-Mail Header in folgenden Dateiordnern:
- Inbox
- LTA/6
- LTA/10
- LTA/30
- LTA/forever
- Public(all public folders)
- Uploaded
Klicken sie auf Werkzeuge und anschließend auf Erweiterte Suche.
In das Suchfeld tragen sie nun eine Zeichenfolge ein, die sie suchen möchten. Mit einem klick auf den Button öffnen sie weitere Suchfunktionen.
Nun haben sie die Möglichkeit, Verknüpfungen und Prefixe für ihre suche auszuwählen (siehe auch Such Syntax).
Abschließend klicken sie auf 
E-Mail Filter
Erstellen von eigenen Filterregeln für die automatische Zuweisung in die langzeit Archivordner.
Klicken sie auf Werkzeuge und anschließend auf E-Mail Filter.
Tragen sie einen Namen für den Filter ein.
Anschließend definieren sie, in welchem Umfang die für diesen Filter eingetragenen Regeln greifen (alle Regeln, einige Regeln oder keine Regel) und in welchen langzeit Archivordner diese verschoben werden sollen.
In den Regeln bestimmen sie, wo bzw. was gesucht werden soll (Header, Body, Adresse oder Dateigröße) und Filtern die Zeichenfolge bzw. die Größe. Mit einem klick auf den Button legen sie weitere Regeln für dieses Filter an und können die Priorität der Regeln mit den 
Buttons verändern.
Für einen neuen Filter klicken sie auf den 
Button und zum Speichern der angelegten Filter klicken sie auf 
Such Syntax
Die Suche kann mit dem richtigen Syntax aber noch sehr viel genauer ausgeführt werden.
Grundsätzlich gilt:
- Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden (case-insensitive)
- Bei Eingabe von mehreren Zeichenfolgen ohne eine entsprechende Verknüpfungsangabe ist der Standard eine ODER Verknüpfung.
- Die Benutzung von Anführungszeichen " " sucht nach genau der angegebenen Zeichenfolge.
Prefixe
Es kann nach bestimmten Feldern mittels Prefix gesucht werden.
Beispiel:
subject:"uma ist super“
sucht Mails mit dem Betreff UMA ist Super.
Folgende Prefixe können gewählt werden
- category: Outlook Kategorie
- filename: Name des Dateianhanges
- filetype: MIME-Typ im Mailheader
- folder: Ordner in dem die E-Mail lag
- subject: Betreffzeile
- from: Mailadresse des Absender
- references: Eindeutige Zeichenfolge zur Identifizierung der E-Mail
- to: Mailadresse des Empfängers
- cc: Mailadresse(n) der Kopie Empfänger
Verknüpfungen
In einer Suche können sie selber Verknüpfungen oder Ausschlusskriterien eingeben.
Beispiel:
anleitung securepoint AND from:info@securepoint.de NOT subject:(anleitung für utm)
Folgende Schlüsselwörter stehen für Verknüpfungen zur Verfügung (Die Liste ist nach Priorität geordnet):
1. + (Terminus muss enthalten sein)
2. - (Terminus darf nicht enthalten sein)
3. AND
4. NOT
5. OR (Standard wenn keine Verknüpfung angegeben ist)
6. XOR
Bei komplizierten Suchen kann bzw. muss geklammert werden.
Da AND eine höhere Priorität als OR hat, würde der Ausdruck
anleitung handbuch AND securepoint
intern als:
anleitung OR (handbuch AND securepoint)
interpretiert. Möchten sie das nicht, müssen sie selbst klammern setzten:
(anleitung OR handbuch) AND securepoint
Beispiele
benutzer handbuch +utm -uma AND subject:(version 11)
_benutzer_ ODER _handbuch_ (wenn beides enthalten ist bekommt der Treffer eine höhere prozentzahl)
_+utm_ muss enthalten sein alles ohne utm taucht nicht auf
_-uma_ alles was uma enthält wird nicht angezeigt
_subject:(version 11)_ subject enthält version oder 11 (wenn beides enthalten ist bekommt der Treffer eine höhere Prozentzahl)
(präsentation vorstellung uma) +filetype:pdf AND subject:(schau dir das mal an) folder:sent
muss ein pdf sein UND (subject: schau OR dir OR das OR mal OR an) ODER in Ordner Sent
Wenn das Dokument in INBOX und Sent ist, werden beide angezeigt jedoch der Treffer in Sent mit einer höheren Prozentzahl bei
+folder:sent
würde nur das Dokument in Sent angezeigt.