Die folgende Grafik und Tabelle soll ihnen darstellen, welche rechtlichen Grundlagen hinter der Entwicklung des UMA stehen.
Aufbewahrungspflichten
Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen
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Anwendungsgebiet |
Aufzubewahrende Dokumentarten oder -kategorien |
Rechtsgrundlage |
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Buchführung Je nach Dokumen- ten- und Datenart 6 oder 10 Jahre
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- elektronische Rechnungen - Handelsbücher - Handelsbriefe - Inventarverzeichnis - Eröffnungsbilanzen - Jahresabschluss - Lagebericht - Konzernabschluss - Konzernlagebericht - Arbeitsanweisungen - Organisationsunterlagen - Buchungsbelege |
§§ 238 ff. HGB, §§ 140 AO, § 14b UStG
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Personalsachen |
- Kündigung, Auflösungsvertrag - Befristungsvereinbarung - Arbeitszeitnachweise - Lohn- und Berechnungsnachweis - Beschäftigungsverzeichnis - ärztliche Bescheinigung, Verzeichnis der Jugendlichen - Integrationsverzeichnis - Beschäftigungsverzeichnis - IOS-, EN-ISO-Normen, ASTM- Methoden - Zulassungsschein, Prüfbefunde - Wahlakten - Befristungsvereinbarung |
§ 623 BGB § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG § 16 Abs. 2 ArbZG § 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII § 22 Abs. 3 LadenSchlussG, §§ 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JarbSchG,
§ 80 SGB IX, § 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO, § 7 der 3. BImSchV, § 27 StrlSchVO, § 19 WO § 14 Abs. 4 TzBfG
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Medizinische Dokumentation Grundsätzlich 10 Jahre, bis zu 30 Jahre |
- Ärztliche Dokumentation: z.B. Arztbrief, Patientenkartei; Medikamentenverschreibungen - Aufzeichnungen über Röntgen- behandlung: z.B. Röntgenaufzeichnungen, Röntgenbilder |
Landesrechtliche Berufsordnungen für Ärzte, z.B. § 10 Abs. 3 BerufsO Ärzte Hessen § 28 Abs. 4 RöntgV
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Bankunterlagen |
- Vollständige Geschäftsdokumen- tation: vgl. HGB; z.B. Risikohandbücher - Identifizierungsunterlagen - Dokumente der Wertpapier- dienstleistung: z.B. Auftrag
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§ 25a Abs. 5 KWG
§ 9 GWG § 34 WpHG |
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Akten der Verwaltung Im Allgemeinen nicht über 30 Jahre (beachte aber eine ggf. spätere Archi- vierungspflicht)
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- Haushaltsplan - Haushaltsrechnung - Akten - Öffentlich- rechtliche Verträge - Öffentlich- rechtliche Verträge
- Unterlagen der öffentlich- rechtlichen Verwaltungstätigkeit |
§§ 33, 33a HgrG
§ 29 VwVfG § 57 VwVfG § 56 SGB X i.V.m. § 3a Abs. 2 VwVfG § 110a SGB IV |
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Gerichtsakten
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- vollständige Prozessakten - Schriftgut der Bundesgerichte und der Generalstaatsanwalt- schaft: z.B. Aktenregister, Namensver- zeichnis, Karteien (§ 1 Abs. 2 SchrAG)
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§ 298a ZPO SchriftgutaufbewahrungsG
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Quelle:
Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie
Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen.
http://www.securepoint.de/dokumente_BMWI_Leitfaden_zur_Aufbewahrung_elektronischer_und_elektronisch_signierter_Dokumente.pdf