UMA/UMAaaS v3.1.4

Bereitstellung und Konfiguration von "UMA as a Service" - Cloudbasierte E-Mail-Archivierung

Letzte Anpassung: 06.2020

Neu:

• Neu- oder Upgrade-Installationen ab 15.Juni 2020 verwenden als Engine UMA NG v3
  Es ergeben sich geringfügige Änderungen in der Menüstruktur.
  Erkennbar an dem Schriftzug UMA NG unten rechts im Adminstrator Login
  oder im Menü Wartung / Firmware Version Aktive Version ≧ 3.0

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Gründe für den Einsatz von UMA as a Service

Managed Services in der IT-Sicherheit bedeutet längst viel mehr, als nur technische Lösungen anzubieten. Managed Service bedeutet, einen definierten Service ohne Kosten für eine eigene Infrastruktur auch für kleine Umgebungen sowohl kosteneffizient als auch hochverfügbar anbieten zu können.

UMA as a Service bringt Ihrem Kunden diese Vorteile:

• Rechtliche Vorteile:
  • Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln
    (manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.)
  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben, GoBD, HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
  • Regelbasierte Speicherung
  • Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen

• Betriebliche Vorteile:
  • Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei.
  • Starke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
  • Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
  • Reduziert die E-Mail-Speicherkosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails.
  • Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht

Zusätzlich bringt UMA as a Service für Sie als Reseller folgende Vorteile:

• Es ist multimandantenfähig für bis zu 50 Kunden
• Bereitstellung von bis zu 500 Postfächern
• Optimierung für Office 365
• Es ist keine Änderung der Infrastruktur beim Kunden notwendig

Securepoint unterstützt Sie dazu mit diesen Leistungen:

• Komplette Bereitstellung
• Journal-E-Mail-Postfächer
• Backup
• Monitoring
• Updates und Support

Organisatorische Voraussetzungen

Für den Einsatz einer UMAaaS-Umgebung ist eine Weiterleitung aller ein- und ausgehenden E-Mails notwendig! Beachtet werden sollte hier der Punkt "Kann das UMA auch ohne Mailserver verwendet werden?"

Der Managed Service "UMA as a Service" kann entweder über das TERRA CLOUD Center oder über die api Cloud bestellt werden.

• Für eine Bestellung im TERRA CLOUD Center muss das dortige Konto mit einem entsprechenden Securepoint Reseller-Account verknüpft werden. Das wird in den Einstellungen (Zahnrad unten links) unter „Meine zusätzlichen Dienstleistungen" → „Securepoint“ konfiguriert.

  Nach erfolgreicher Verknüpfung finden sich unsere Produkte unter: "TERRA CLOUD" -> "Security as a Service".Bei weiteren Fragen zum Bestellprozess steht das WORTMANN AG Security-Team (E-Mail: security@wortmann.de) zur Verfügung. Bitte für Bestellungen ausschließlich die URL www.terracloud.de verwenden.

• Für eine Bestellung über api Cloud muss das dortige Konto mit einem entsprechendem Securepoint Reseller-Account verknüpft werden. Das wird in den Einstellungen (Zahnrad unten links) unter „Meine zusätzlichen Dienstleistungen" > „Securepoint“ konfiguriert.

  Bei weiteren Fragen zum Bestellprozess haben, steht das api Security-Team (E-Mail: security@vad4u.de) zur Verfügung.

Der Dienst wird durch die Firma Wortmann AG bereitgestellt und auf deren Servern in Deutschland gehostet und von Securepoint konfiguriert und betreut.
Wenn der Service bereitsteht wird eine Mail mit den erforderlichen Zugangsdaten versendet.
Das Kennwort für den Administrator-Zugang wird telefonisch mitgeteilt und darf nicht geändert werden! Wir benötigen die Zugangsdaten für die Wartung des Managed Service (Updates, Monitoring etc.) !

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Konfiguration

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E-Mail-Domänen anlegen

Setup  /  E-Mail-Server

UMA NG v3 (Neu oder Upgrade ab 15. Juni 2020): System-Einstellungen  /  E-Mail-Server

Es werden per Default E-Mail-Adressen für den Empfang von Mails für die Archivierung unter der Domäne archiv.securepoint.cloud zur Verfügung gestellt. Dieser Zugang ist bereits vorkonfiguriert.
Es lassen sich weitere Domänen hinzufügen, deren Zugang im Abschnitt Remote E-Mail Konten konfiguriert werden muss.

Remote E-Mail-Server Einstellungen
E-Mail-Domänen	ttt-point.onmicrosoft.com Beispiel für Office-365-Domäne	E-Mail-Domäne hinzufügen mit hinzufügen Damit eine E-Mail für ein Konto archiviert werden kann, muss an dieser Stelle die vollständige E-Mail Domäne hinterlegt werden.

Das Administrations-Center erlaubt weitere Einstellungen, die jedoch auf keinen Fall ohne Rücksprache mit unserem Support geändert werden sollten.

Remote E-Mail-Konten

Änderungen nur nach Rücksprache mit unserem Support!
Remote Smarthost Einstellungen
Wird nicht konfiguriert
Remote E-Mail-Konten
An dieser Stelle wird das zentrale E-Mail Postfach konfiguriert, auf dem alle zu archivierenden E-Mails eintreffen. Die Zuordnung zu einzelnen Benutzern mit deren Mailadressen erfolgt im Reiter Konten bzw. UMA NG v3 (Neu oder Upgrade ab 15. Juni 2020): im Reiter E-Mail Konten. Mit Konto hinzufügen können weitere E-Mail Postfächer konfiguriert werden.
Name:	Xnnnnn	Name der Verbindung zum Server Wird von Securepoint vergeben
Servername:	imap.archiv.securepoint.cloud	Adresse des Servers, auf dem die zu archivierende Mails eintreffen. Wird von Securepoint vergeben
Protokoll:	Auto	Das verwendete Protokoll (POP3 oder IMAP) mit dem das UMA die E-Mails vom Mailserver abholt. Bei der Option AUTO sucht sich das UMA automatisch das auf dem Mailserver verwendete Protokoll.
Benutzername:	Xnnnnn	Benutzername, mit dem die Anmeldung am Mailserver erfolgt
Passwort:	••••••	Passwort für die Anmeldung am Server, auf dem die zu archivierenden Mails eintreffen
E-Mails abholen alle:	1 Minute (Default)	Frequenz, mit der die Mails abgeholt werden
E-Mails auf dem Server belassen		Aktivieren nur zu Test und Prüfzwecken, da sonst das Postfach überläuft.
SSL:		Wird benötigt
MS Journal-Envelope Erkennung Ausschalten		Bei Aktivierung wird das erkennen der Headereinträge "MS Journal-Envelope" ausgeschaltet. BCC-Empfänger stehen nicht im eigentlichem Mail-Header. Das Erkennen der Headereinträge "MS Journal-Envelope" ermöglicht dem UMA BCC-Empfänger im Exchange-eigenem Header zu erkennen und einem Benutzerkonto zuzuordnen.
Max. E-Mail Größe	Deaktiviert	Lässt sich zwischen deaktiviert und 1- 100MB einstellen.

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Benutzerkonten Konfigurieren

Setup  /  Konten

UMA NG v3 (Neu oder Upgrade ab 15. Juni 2020): System-Einstellungen  /  E-Mail Konten

Benutzer Repository
Benutzerverzeichnis
Lokale Benutzer Lokale Benutzer	Es lassen sich ausschließlich lokale Benutzerlisten verwenden. Um AD oder LDAP-Verzeichnis-Dienste verwenden zu können ist ein lokales UMA als Hardware oder VM notwendig.
Lokale Benutzer
Benutzer hinzufügen Benutzer hinzufügen
Benutzername:	Benutzername für den Zugang zum UMA E-Mail Archiv. (Frei wählbar) Der Benutzername läßt sich später nicht mehr ändern. Wir empfehlen dringend den Benutzernamen mit einem Kunden-spezifischem Prefix zu versehen. So kann die Übersicht bei der Anzeige der Konten gewährleistet und Probleme bei Namensgleichheit vermieden werden!
Passwort	Passwort, für den Zugang zum UMA E-Mail Archiv
Vorname	Vorname des Benutzers
Nachname	Nachname des Benutzers
E-Mail	Mail-Adresse, auf die der Benutzer Zugriff hat, z.B.: user@ttt-point.onmicrosoft.com . Hier können mehrere Adressen mit hinzufügen hinterlegt werden. Damit die E-Mails auch archiviert werden, muss die dazugehörige Maildomäne (hier: ttt-point.onmicrosoft.com) unter E-Mail-Server / Remote E-Mail-Server Einstellungen eingetragen werden.
Speichern Abschluss des Vorgangs
CSV Import CSV Import
Es lässt sich eine .csv-Datei mit folgendem Format importieren:	Benutzer-ID, Passwort, Vorname, Nachname, E-Mail, weitere E-Mail Es können beliebig viele Mail-Adressen angegeben werden. Der Inhalt der .csv-Datei muss UTF-8 kodiert und ohne Kopfzeile sein.
Durchsuchen	Auswahl einer Import-Datei
Importieren Abschluss des Vorgangs
CSV Export CSV Export
Download	Die Benutzerliste lässt sich mit folgenden Angaben exportieren: Benutzer-ID, Passwort, Vorname, Nachname, E-Mail, weitere E-Mail-Adressen Der Inhalt der .csv-Datei ist UTF-8 kodiert und ohne Kopfzeilen.
Auswahl einzelner Konten Auswahl einzelner Konten (nur einzelne Konten archivieren)
Manuelle Auswahl aktivieren
	Mit Auswahl dieser Option läßt sich die Archivierung auf einzelne Konten beschränken Beim Entfernen von Mail-Konten aus der Archivierung ist zu beachten, ob rechtliche Vorschriften zur Aufbewahrung davon berührt sind !
Benutzer Suche	Filtert die angezeigten Accounts unmittelbar auf enthaltene Zeichen.