UMA/Userinterface der UMA2.0

UMA Mail und Dokumenten Portal

Um auf die eigenen, archivierten E-Mails des UMA zuzugreifen, können Sie sich per Weboberfläche einloggen.

Geben Sie in die Adresszeile Ihres Webbrowsers unter Verwendung des HTTPS-Protokolls den Hostnamen oder die IP-Adresse der Appliance ein.

Beispiele:

https://meine-uma.meine-domain.de

https://192.168.175.254

Wenn eine Sicherheitswarnung erscheint, versichern Sie sich, dass es sich um ein vertrauenswürdiges Zertifikat handelt. Ist dies der Fall, bestätigen Sie, dass Sie dem Herausgeber des Zertifikats vertrauen. Fügen Sie das Zertifikat zu den vertrauenswürdigen Zertifikaten des Browsers hinzu, wenn diese Funktion von Ihrem Browser angeboten wird.

Es öffnet sich das Login-Fenster des UMA Mail und Dokumenten-Portals. Hier entscheiden Sie, ob Sie sich als normaler Benutzer einloggen, oder als Auditor.

Geben Sie als Benutzernamen Ihren Active Directory-Benutzernamen ein und das zugehörige Passwort.

Benutzer Oberfläche

Web Oberfläche

Die neu gestaltete Benutzer-Oberfläche des UMA 2.0 erlaubt nun eine Suche der E-Mails und deren Inhalten, der Dokumente oder Bildern wie in einer Suchmaschine.

Im oberen Teil des Fensters finden Sie daher eine Suchzeile und, wenn Sie die E-Mails und Dokumente Kategorisiert haben, eine entsprechende Suche nach Kategorien.

Bilder Filter

Im darunterliegenden Menü haben Sie die Möglichkeit nach Text, E-Mails, Dokumenten oder Bildern zu filtern.

Mail Filter

Bei dem Filter E-Mail können Sie weiterhin auswählen, ob diese oder wurden.

Dokumenten Filter

Wenn Sie mit der Maus über die Einträge fahren, erhalten Sie eine Vorschau.

Datum1 Filter

Unter dem Menüpunkt Datum blendet sich eine Zeitleiste ein, in der Sie den Zeitraum definieren können, in dem die gesuchten Inhalte liegen sollen.

Datum2 Filter

Datum3 Filter

Für die Zeiteinstellung verschieben Sie einfach die Buttons an den Enden des Zeitstrahls auf den gewünschten Zeitraum. Sollte der dargestellte Zeitstrahl nicht den gewünschten Zeitraum darstellen, können Sie diesen mit einem oder mehreren Klicks auf den oder Button verändern.

Im Menüpunkt "History" werden die bisher genutzten Suchanfragen aufgelistet.

Werkzeuge

Im Menüpunkt „Werkzeuge“ finden Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Erweiterte Suche
• Gespeicherte Suchen
• E-Mail-Filter
• E-Mails importieren
• Hochladen
• Einstellungen
• Freigegebene Dokumente

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche

Durchsucht den Inhalt der E-Mail Header in folgenden Dateiordnern:
- Inbox
- LTA/6
- LTA/10
- LTA/30
- LTA/forever
- Public(all public folders)
- Uploaded

Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Erweiterte Suche".
In das Suchfeld tragen Sie nun einen Suchbegriff ein, nach dem sie suchen möchten. Mit einem Klick auf den Button öffnen Sie weitere Suchfunktionen.
Nun haben Sie die Möglichkeit, Verknüpfungen und Prefixe für Ihre Suche auszuwählen (siehe auch Such Syntax).

Abschließend klicken Sie auf

E-Mail Filter

E-Mail Filter

Erstellen von benutzerdefinierten Archivfilterregeln für die automatische Zuweisung in die Langzeitarchivordner.

Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "E-Mail Filter".
Tragen Sie einen Namen für den Filter ein.
Anschließend definieren Sie, in welchem Umfang die für diesen Filter eingetragenen Regeln zutreffen müssen (alle Regeln, eine der Regeln oder keine Regel) und in welchen Langzeitarchivordner diese verschoben werden sollen.

In den Regeln bestimmen Sie, wo bzw. was gesucht werden soll (Header, Body, Adresse oder Dateigröße) und Filtern die Zeichenfolge bzw. die Größe. Mit einem Klick auf den Button legen Sie weitere Regeln für diesen Filter an und können die Priorität der Regeln mit den Buttons verändern.

Für einen neuen Filter klicken Sie auf den Button und zum Speichern der angelegten Filter klicken Sie auf

E-Mails importieren

Mailbox Import

Importieren von E-Mails aus Mailservern in das UMA.

Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "E-Mails importieren".
Tragen Sie die IP-Adresse oder die Domain ein, unter der dieser Server erreichbar ist, die Zugangsdaten für Ihre Mailbox auf diesem Server und ob es sich um eine SSL-verschlüsselte Übertragung handelt.

Abschließend klicken Sie auf den Button und auf

Dateien hochladen

Datei Upload

Importieren von Dateien in das UMA.

Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Hochladen".
Erstellen Sie eine neue Kategorie oder wählen Sie eine schon bestehende Kategorie aus.
Tragen Sie entsprechende Schlüsselwörter ein und klicken Sie auf , um die Datei aus dem Dateiverzeichnis Ihres PCs heraus zu suchen. Haben Sie diese markiert klicken Sie auf und abschließend auf

Einstellungen

Duplikat Einstellungen

Einstellung zur Festlegung, ob Sie doppelte Suchergebnisse unterdrücken oder mit ausgeben wollen.

Freigegebene Dokumente

Gemeinsam genutzte Dokumente

Zeigt eine Übersicht der derzeit freigegebenen Dokumente mit Link und Dauer der Freigabe an.

Beachten Sie bitte, dass nicht alle Werkzeuge zur Verfügung stehen müssen. Dieses wird durch den Administrator gesteuert.

Such-Syntax

Die Suche kann mit der richtigen Syntax aber noch sehr viel genauer ausgeführt werden.
Grundsätzlich gilt:

• Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden (case-insensitive)
• Bei Eingabe von mehreren Zeichenfolgen ohne eine entsprechende Verknüpfungsangabe ist der Standard eine ODER-Verknüpfung.
• Die Benutzung von Anführungszeichen " " sucht nach genau der angegebenen Zeichenfolge.

Prefixe

Es kann nach bestimmten Feldern mittels Prefix gesucht werden.
Beispiel:

subject:"uma ist super“

sucht E-Mails mit dem Betreff "UMA ist Super".

Folgende Prefixe können gewählt werden

• category: Outlook-Kategorie
• filename: Name des Dateianhanges
• filetype: MIME-Typ im Mailheader
• folder: Ordner in dem die E-Mail lag
• subject: Betreffzeile
• from: E-Mailadresse des Absender
• references: Eindeutige Zeichenfolge zur Identifizierung der E-Mail
• to: Mailadresse des Empfängers
• cc: Mailadresse(n) der Kopie-Empfänger

Verknüpfungen

In einer Suche können Sie selber Verknüpfungen oder Ausschlusskriterien eingeben.
Beispiel:

anleitung securepoint AND from:info@securepoint.de NOT subject:(anleitung für utm)

Folgende Schlüsselwörter stehen für Verknüpfungen zur Verfügung (Die Liste ist nach Priorität geordnet):

1. + (Terminus muss enthalten sein)
2. - (Terminus darf nicht enthalten sein)
3. AND
4. NOT
5. OR (Standard wenn keine Verknüpfung angegeben ist)
6. XOR

Bei komplizierten Suchen kann bzw. muss geklammert werden.
Da AND eine höhere Priorität als OR hat, würde der Ausdruck

anleitung handbuch AND securepoint

intern als:

anleitung OR (handbuch AND securepoint)

interpretiert. Möchten Sie das nicht, müssen Sie selbst klammern setzen:

(anleitung OR handbuch) AND securepoint

Beispiele



benutzer handbuch +utm -uma AND subject:(version 11)

_benutzer_ ODER _handbuch_ 

(Wenn beides enthalten ist bekommt der Treffer eine höhere Prozentzahl)

_+utm_ 

(Muss enthalten sein. Alles ohne "utm" taucht nicht auf)

_-uma_ 

(Alles was "uma" enthält wird nicht angezeigt)

_subject:(version 11)_ 

(Subject enthält "version" oder "11". Wenn beides enthalten ist bekommt der Treffer eine höhere Prozentzahl)



(präsentation vorstellung uma) +filetype:pdf AND subject:(schau dir das mal an) folder:sent

muss ein pdf sein UND (subject: schau OR dir OR das OR mal OR an) ODER in Ordner Sent

Wenn das Dokument in INBOX und Sent ist, werden beide angezeigt jedoch der Treffer in Sent mit einer höheren Prozentzahl bei

+folder:sent 

würde nur das Dokument in Sent angezeigt.