UMA/Mails loeschen v2.5.15

Informationen

Letzte Anpassung: 21.06.2018

Einleitung

In diesem Wiki-Artikel wird erklärt wie E-Mails aus dem UMA gelöscht werden können.

Die Freischaltung der Software zur Löschung von Daten aus dem Archiv des UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung. Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können. Bitte holen Sie sich im Zweifel rechtlichen Rat ein.

E-Mails löschen

Benutzer die Berechtigung erteilen

Einstellungen

Im Bereich DMS-Einstellung unter Rechteverwaltung für das Löschen von E-Mails können Rechte zum Löschen von E-Mails vergeben werden.

Pop-up Fenster

• Mit Klicken auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen öffnet sich ein Pop-up Fenster.
• In dem Pop-up Fenster gibt es die Möglichkeit Benutzer für das Löschen von E-Mail auszuwählen.
• Unter Löschen genehmigen bis zum: wird angegeben wie lange der Benutzer das Recht E-Mails zu Löschen erhalten soll.
• Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden die Einstellungen gespeichert und das Fenster schließt sich.

Der ausgewählte Benutzer hat jetzt die Möglichkeit in dem angegebenen Zeitraum E-Mails zu löschen.

E-Mail löschen

E-Mail im User-Interface

• Der Benutzer Logt sich im User-Interface des UMA ein.
• Die zu löschenden Mail muss geöffnet werden.
• Sobald sich die E-Mail öffnet erscheint oben rechts ein Dropdown-Menü in dem die Aktion Löschen ausgewählt werden kann.
• Es ist zwingend erforderlich einen Grund anzugeben weshalb die E-Mail gelöscht werden soll.
• Mit dem Klicken auf die Schaltfläche OK wird die E-Mail gelöscht.

Der Benutzer kann seine E-Mails nur Löschen, wenn der Administrator ihm die Genehmigung erteilt hat.

Berichte Anzeigen

Löschungsverlauf

Um anzeigen zulassen, welcher Benutzer welche E-Mails gelöscht hat, gibt es die Möglichkeit Berichte auszugeben.

• Mit Klicken auf die Schaltfläche Berichte anzeigen öffnet sich ein Fenster.
• Auflistung der Benutzer, die eine Erlaubnis haben E-Mails zu löschen mit dem dazugehörigen Datum.
• Auflistung der gelöschten E-Mails mit der Angabe des Grundes.

Rechteverwaltung

Unter "Benutzer Ablauf-Datum des Rechts:" ist eine Übersicht über die verteilten Genehmigung zum Löschen, mit dem dazu gehörigen Benutzer. Diese können jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.