E-Mails löschen

Das Löschen von E-Mails im UMA

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Einleitung

In diesem Wiki-Artikel wird beschrieben, wie E-Mails aus dem UMA gelöscht werden.

Die Freischaltung der Software zur Löschung von Daten aus dem Archiv des UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung.

Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können.

Bitte im Zweifel rechtlichen Rat einholen.

E-Mails löschen

Benutzer die Berechtigung erteilen

Das Pop-Up-Fenster zur Rechteverwaltung

Unter DMS-Einstellungen Reiter E-Mail Löschung/Archivierungsdauer auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen klicken.
Im sich öffnenden Pop-up-Fenster Rechteverwaltung für das Löschen und die Archivierung von E-Mails bei Benutzername: den Benutzer auswählen, welcher die Rechte erhalten soll.
Bei Berechtigung erteilen bis: den Zeitraum einstellen, in der der Benutzer diese Rechte hat.
Der ausgewählte Benutzer hat jetzt die Möglichkeit in dem angegebenen Zeitraum E-Mails zu löschen.

Der Kasten Ich habe den Text gelesen und verstanden muss bestätigt werden, damit die Rechte an den Benutzer übergeben werden können.

E-Mail löschen

Der Benutzer loggt sich im Userinterface des UMA ein. Weitere Informationen sind im Wiki-Artikel Userinterface zu finden.
Bei der zu löschenden E-Mail auf die Schaltfläche (Optionen) und im Untermenu auf Dokument löschen klicken.

UMA3.3 UI Optionen Dokument-löschen Pop-up.png

Im sich öffnenden Pop-up-Fenster den Kasten Ich habe den Text gelesen und verstanden bestätigen und bei Grund für die Löschung: einen Grund eintragen.
Mit dem Klicken auf die Schaltfläche Ok wird die E-Mail gelöscht.

Der Benutzer kann seine E-Mails nur löschen, wenn der Administrator ihm die Rechte erteilt hat.

Berichte anzeigen

UMA3.3 DMS-Einstellungen E-Mail-Löschung Bericht.png

Unter DMS-Einstellungen Reiter E-Mail Löschung/Archivierungsdauer auf die Schaltfläche Bericht Anzeigen klicken.
Im sich öffnenden Fenster wird unter Benutzer: nach den Benutzern gefiltert, oder mit alle wird alles angezeigt.
Es werden die Benutzer mit den Rechten zum Löschen mit dem dazugehörigen Datum und die gelöschten E-Mails mit der Angabe des Grundes angezeigt.

UMA3.3 DMS-Einstellungen E-Mail-Löschung.png

Weiterhin werden die Benutzer angezeigt, welche die Rechte zum Löschen erhalten haben, samt dem Ablauf-Datum.
Über die Schaltfläche können die Lösch-Rechte des Benutzers angepasst werden.
Über die Schaltfläche wird das Lösch-Recht des Benutzers entfernt.
Über die Schaltfläche wird der Bericht speziell zum Benutzer angezeigt.