UMA/Mails loeschen v2.5.15

notempty

Dieser Artikel bezieht sich auf eine nicht mehr aktuelle Version!

notempty

Der Artikel für die neueste Version steht hier

notempty

Zu diesem Artikel gibt es bereits eine neuere Version, die sich allerdings auf eine Reseller-Preview bezieht

Informationen

Letzte Anpassung: 21.06.2018

Einleitung

In diesem Wiki-Artikel wird erklärt wie E-Mails aus dem UMA gelöscht werden können.

Die Freischaltung der Software zur Löschung von Daten aus dem Archiv des UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung. Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können. Bitte holen Sie sich im Zweifel rechtlichen Rat ein.

E-Mails löschen

Benutzer die Berechtigung erteilen

Einstellungen

Im Bereich DMS-Einstellung unter Rechteverwaltung für das Löschen von E-Mails können Rechte zum Löschen von E-Mails vergeben werden.

Pop-up Fenster

• Mit Klicken auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen öffnet sich ein Pop-up Fenster.
• In dem Pop-up Fenster gibt es die Möglichkeit Benutzer für das Löschen von E-Mail auszuwählen.
• Unter Löschen genehmigen bis zum: wird angegeben wie lange der Benutzer das Recht E-Mails zu Löschen erhalten soll.
• Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden die Einstellungen gespeichert und das Fenster schließt sich.

Der ausgewählte Benutzer hat jetzt die Möglichkeit in dem angegebenen Zeitraum E-Mails zu löschen.

E-Mail löschen

E-Mail im User-Interface

• Der Benutzer Logt sich im User-Interface des UMA ein.
• Die zu löschenden Mail muss geöffnet werden.
• Sobald sich die E-Mail öffnet erscheint oben rechts ein Dropdown-Menü in dem die Aktion Löschen ausgewählt werden kann.
• Es ist zwingend erforderlich einen Grund anzugeben weshalb die E-Mail gelöscht werden soll.
• Mit dem Klicken auf die Schaltfläche OK wird die E-Mail gelöscht.

Der Benutzer kann seine E-Mails nur Löschen, wenn der Administrator ihm die Genehmigung erteilt hat.

Berichte Anzeigen

Löschungsverlauf

Um anzeigen zulassen, welcher Benutzer welche E-Mails gelöscht hat, gibt es die Möglichkeit Berichte auszugeben.

• Mit Klicken auf die Schaltfläche Berichte anzeigen öffnet sich ein Fenster.
• Auflistung der Benutzer, die eine Erlaubnis haben E-Mails zu löschen mit dem dazugehörigen Datum.
• Auflistung der gelöschten E-Mails mit der Angabe des Grundes.

Rechteverwaltung

Unter "Benutzer Ablauf-Datum des Rechts:" ist eine Übersicht über die verteilten Genehmigung zum Löschen, mit dem dazu gehörigen Benutzer. Diese können jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.