Dokumenten Management System - DMS Einstellungen

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Since repeated import creates duplicates of emails, this should only be used in the short term for one-time import of user mailboxes that the admin does not have access to. }}

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Konfigurationen für das DMS

Das DMS (Document Management System, erreichbar über die IP-Adressen des UMA ohne Portangaben) stellt den Anwendern die E-Mails im Archiv zur Verfügung.
Die Einstellungen hier haben Auswirkungen auf Speicherplatzverbrauch, Performance und Funktionen im DMS.

Einstellungen unter DMS-Einstellungen

Einstellungen Reiter Einstellungen → Abschnitt DMS-Einstellungen
Beschreibung
Mailbox-Import für Benutzer aktivieren	Ermöglicht den Usern den Import von ganzen Mailboxen im User Interface unter Werkzeuge → Mailbox importieren Da bei wiederholtem Import Doubletten der E-Mails entstehen, sollte das nur kurzfristig zum einmaligen Import von Benutzerpostfächern verwendet werden, auf die der Admin keinen Zugriff auf hat.
Freigabe von Dokumenten für Benutzer aktivieren	Benutzer können temporär Objekte im Archiv mittels Downloadlink freigeben. Zum Download sind keinerlei Zugangsdaten erforderlich. Der Link besteht aus einer über 60-stelligen Zufalls URL.
Das Importieren von Dateien deaktivieren	Bei Aktivierung können Benutzer keine Objekte mehr direkt einzeln importieren (Menü Werkzeuge → Hochladen
Dem Auditor erlauben, gleichzeitig in mehreren Mailboxen zu suchen	Erlaubt es dem Auditor bei der Anmeldung im User Interface Login (über die Schaltfläche Auditor Login) mehrere Benutzerkonten auszuwählen.
Dokumente in das DMS Interface eingebettet darstellen	Bei Aktivierung werden die Dokumente im PDF Viewer des Browsers dargestellt. Bei Deaktivierung werden die Dokumente direkt heruntergeladen. Diese Option wird nicht von allen Browsern unterstützt. Die Einbettung der Dokumente ist ein potentielles Sicherheitsrisiko. Es wird empfohlen, diese Option deaktiviert zu lassen
Bilder zwischenspeichern für:	Default: 10 Tage Werte zwischen 5 und 30 Tagen möglich
OCR
Optische Zeichenerkennung für pdf Dateien aktivieren	Durchsucht pdf-Dokumente (ohne Plaintext-Layer) nach Text
Optische Zeichenerkennung für tiff Dateien aktivieren	Erkennt Text in tiff-Dateien
Manuelle Kontenauswahl aktivieren	Um Speicherplatz zu sparen, kann OCR nur für bestimmte Nutzerkonten aktiviert werden
Aktualisieren	Aktualisiert die Anzeige
Speichern	Speichert Änderungen
Zurücksetzen	Nimmt ungespeicherte Änderungen zurück
Performance	300dpi (Default) Eine geringere Auflösung erhöht die Performance
E-Mail Löschung/Archivierungsdauer Reiter E-Mail Löschung/Archivierungsdauer Abschnitt Rechteverwaltung für das Löschen und die Archivierung von E-Mails
Bericht anzeigen	Zeigt einen Bericht über die Nutzungsdauer der Löschberechtigungen für alle Benutzer an
Benutzer hinzufügen	Warnung! Die Funktion zur Löschung und Änderung der Archivierungsdauer von Daten aus dem Archiv des UMA stellt keine Standard-Funktion dar und geschieht auf eigene Verantwortung. Wir weisen darauf hin, dass dies ggf. den Anforderungen an die Grundsätze der ordentlichen Buchführung nicht entspricht und/oder andere Gesetze von der Löschung betroffen sein können. Es ist im Zweifel rechtlicher Rat einzuholen.
	Die Lösch-Befugnisse dieses Benutzers anpassen.
	Die Lösch-Befugnisse dieses Benutzers entfernen
	Zeigt die historischen Daten dieses Benutzers zum Löschen an.
Vordefinierte Suche Vordefinierte Suche
Hinzufügen	Fügt eine neue Such-Konfiguration hinzu Aufruf der gespeicherten Suche im User Interface des DMS im Menü Werkzeuge → Gespeicherte Suchen	Beispiel einer vordefinierte Suche
Suchbegriff:	Suchbegriff aus Dokumenten in E-Mail-Anhängen
	Mit den Operatoren AND, OR und NOT können weitere Eingrenzungen vorgenommen werden: Suchbegriffe aus den Dokumenten selbst (Kriterium Suchbegriff) Dateityp (Kategorie aus der DMS Übersicht: E-Mail / Text / Dokumente / Bilder) Absender, Empfänger oder Betreff der E-Mail Als Suchbegriff kann auch die Syntax: Suchprefix:xyz verwendet werden. Suchprefix Beschreibung bool_category: Kategorie (Nur bei Dokumenten verfügbar, die mit der Option Hochladen archiviert wurden) filename: Name des Dateianhanges filetype: MIME-Typ im Mailheader folder: Ordner in dem die E-Mail lag subject: Betreffzeile from: E-Mailadresse des Absenders to: E-Mailadresse des Empfängers cc: E-Mailadresse(n) der Kopie-Empfänger
Datenbanken Datenbanken Übersicht Datenbanken Abschnitt Datenbanken
	Diese Konto hat eine DMS Datenbank. Die Datenbank wird bei der ersten Anmeldung im User Interface für das Nutzerkonto erstellt.
	Aktualisiert die Anzeige
Konten mit Datenbanken verstecken	Blendet Konten mit bereits erstellten DMS-Datenbanken aus
Ausgewählte Datenbanken löschen	Löscht markierte DMS-Datenbanken Kann verwendet werden, um Index-Datenbanken von alten Benutzern zu löschen und so Ressourcen zu sparen
Index neu erstellen	Sollte nur verwendet werden, wenn es unbehebbare Fehler mit einer Datenbank im DMS gibt. Die benötigten Datenbanken werden bei jedem Login im Normalfall innerhalb weniger Minuten automatisch erstellt. Exzessives Benutzen dieser Option kann das System dauerhaft unter unnötige Last setzen.
Status Monitor Abschnitt Status Monitor
Zeigt an, wie viele E-Mails innerhalb der letzten 10 Sekunden indexiert wurden und wie viele E-Mails insgesamt vorliegen
Outlook Plugin Outlook Plugin
Stellt das jeweils aktuellste Outlook Plugin als Download zur Verfügung. Weitere Hinweise zur Verwendung im Wiki zum Outlook Plugin.