Mitarbeiterkontakte synchronisieren

M365 Synchronisation

Letzte Anpassung: 07.2025

notempty

Dieser Artikel bezieht sich auf eine Beta-Version

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notempty

Es wird ein M365-Administratorkonto mit Lese-Zugriffsrechten für alle Benutzer und Gruppen benötigt.

Abb.1

Zum Start auf die Schaltfläche M365-Schnittstelle freigeben klicken.
Ein Anmelde-Dialog öffnet sich

Abb.2

Anmeldung mit den Microsoft-Login-Daten

Abb.3

Man erteilt die Zugriffsberechtigung per Aktivierung der Checkbox und einem Klick auf sie Schaltfläche Akzeptieren

Abb.4

Bestätigung: Der Login war erfolgreich

Beschriftung	Wert	Beschreibung	M365-Schnittstelle wurde hinterlegt
M365-API	Schnittstelle zu M365 hinterlegt	Visuelle Bestätigung, dass die M365-Schnittstelle angebunden ist. Trennung der Verbindung mit einem Klick auf Schnittstelle beenden.	M365-Schnittstelle wurde hinterlegt
	Synchronisation aktiv	Alle über die M365-API erstellten Mitarbeiterkontakte werden permanent überprüft und aktualisiert: In M365 gelöschte Mitarbeiter werden auch in Awareness Next entfernt Neue, in abonnierten Gruppen neu hinzugekommene Mitarbeiter werden automatisch in Awareness Next angelegt Deaktivierung der Synchronisation mit einem Klick Synchronisation aktiv	Synchronisation und Verknüpfung aktiviert
notempty Die Synchronisierung wird einmal täglich durchgeführt. Bei der Aktualisierung wird Folgendes überprüft und bei Bedarf aktualisiert: Vorname Nachname und E-Mail-Adresse Bei gelöschten Mitarbeiterkontakten wird eine automatische Benachrichtigungs-E-Mail versendet, in der alle entfernten Kontakte aufgelistet sind. Voraussetzung: Aktivierung der Microsoft Benutzer Synchronisation in Stammdaten Reseller bzw. Stammdaten Kunde
	Verknüpfung aktiv	Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Wenn Verknüpfung aktiv: Falls beim Import ein M365-Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse bereits als Mitarbeiterkontakt in Awareness Next vorhanden ist, wird bei aktivierter Checkbox eine Verknüpfung zwischen den beiden Kontakten hergestellt
Wenn bei bestehenden Verknüpfungen zwischen M365-Benutzern und bereits vorhandenen Mitarbeiterkontakten Verknüpfung aktiv wieder deaktiviert wird, wird die automatisch hergestellte Verknüpfung der Mitarbeiterkontakte zu den M365-Benutzern wieder entfernt
Modus	Automatik …	Im Automatik-Modus werden alle vorhandenen Microsoft-Gruppen und -Teams importiert
Modus	Manuell …	Im manuellen Modus wählt man die zu importierenden Kontakte selbst aus
Manuell Manuell …
Kontaktbuch	lisa@ttt-point.de Lisa Lustig	Zeigt die bereits vorhandenen Einträge im Kontaktbuch an. Ein Klick auf den Mitarbeiter öffnet dessen Kontakt im Kontaktbuch	Manuelle Auswahl der zu synchronisierenden Kontakte
			Manuelle Auswahl der zu synchronisierenden Kontakte
Kontakte synchronisieren	Lade Benutzer aus Microsoft	Benutzer laden und anzeigen
	Benutzer suchen	Standard: Alle Kontakte sind ausgewählt zum Import.
	Gruppe_Benutzer	Gruppenspezifische Auswahl von Mitarbeitern	Import von Mitarbeitern via Gruppen
	2 Benutzer importieren	Einen oder mehrere Benutzer auswählen. Abwahl per Klick	Import von Mitarbeitern via Gruppen
	Der Mitarbeiter-Import war erfolgreich		Erfolgreicher Mitarbeiter-Import
			Erfolgreicher Mitarbeiter-Import
Automatik Automatik …
Im Automatik-Modus werden die M365-Gruppen abonniert und täglich in Awareness Next aktualisiert. notempty Bei einer Löschung eines M365-Gruppenmitglieds wird der entsprechende Mitarbeiter in der Kontaktgruppe nicht gelöscht Bei Deaktivierung einer Synchronisation wird die Kontaktgruppe und deren Mitarbeiter nicht gelöscht			Auswahl von zu synchronisierenden Mitarbeiter-Gruppen
Gruppen abonnieren		Standardmäßig sind keine Gruppen ausgewählt . Bei Aktivierung der Checkbox werden alle Gruppen ausgewählt
	Testgruppe	Auswahl einer Gruppe durch Klick auf die Schaltfläche . Zur Deaktivierung erneut klicken
	Gruppe suchen	Suche nach einer speziellen Gruppe über Namenseingabe möglich
Die Aktualisierung im Kontaktbuch kann bis zu 5 Minuten dauern
Neben einer M365-Synchronisierung der Mitarbeiter kann man sie alternativ auch über eine Excel-Liste importieren manuell anlegen per Klick in Excel exportieren via Mitarbeiterkontakte Kontakte exportieren

Manuell

Automatik